Może to była Twoja suwerenna decyzja, a może masz nad sobą wyższe kierownictwo. Może covidowa konieczność. Nieważne. W każdym razie nadszedł ten moment, przechodzisz, ze swoim zespołem, na pracę zdalną. Ty ani zespół nie macie w tym zakresie zbytniego doświadczenia. Oto więc garść złotych zasad. Trzymając się ich, tranzycję zmienisz w chaos, doprowadzisz do dezintegracji zespołu, a prowadzone projekty zmienisz w przepiękną katastrofę.

W tym artykule przeczytasz:

1. Praca jak praca, zdalna czy nie

2. Zespół łączą zadania, nie relacje

3. Nie ma różnicy, skąd kto pracuje

4. Każdy ma tyle informacji, ile potrzeba

5. Bez malkontenctwa!

1. Praca jak praca, zdalna czy nie

Mamy wciąż do wykonania te same zadania – z biura, z domu, choćby, jak to się mówi skały … Pora więc, jak co dzień zalogować się do wszystkich kont, zakasać rękawy i wziąć się do pracy, a nie narzekać, że się czegoś nie wie, nie ma warunków w domu czy jakichś narzędzi. Business as usual. Używamy wciąż tych samych procedur, narzędzi, najwyżej się zdzwonimy. Byle szybciej! Nie ma co tracić czasu na przygotowania.

Nie, taktyka strusia nie pomaga. Praca zdalna ma swoją specyfikę, jeśli zamkniesz na nią oczy, w ciągu tygodnia, najdalej miesiąca wyrżniesz nosem w ścianę nieporozumień, braku efektów i braku informacji, a Twój team uzna, że nad niczym nie panujesz. Każdy będzie wszystko robił po swojemu. Raporty będą wypełniane na sztukę. W projektach zapanuje chaos. 

Nawet jeśli przejście na pracę zdalną jest decyzją nagłą, wymagającą szybkiego działania, wymaga pewnych przygotowań. Pisaliśmy już o tym, w artykule, jak migrować zespół do pracy zdalnej w kilku prostych krokach. Przeczytaj, to dość kompletny poradnik, jak zrobić to szybko i z głową.

2. Zespół łączą zadania, nie relacje

Jak wiadomo, ostatecznie ludzi w zespole łączą wykonywane zadania, cała reszta stoi tylko na tym. Gdyby było inaczej, ludzie zostawaliby częściej po pracy w swoim towarzystwie, a przecież idą do domu. Dopóki możemy się zdzwonić czy napisać maila, nie ma co zawracać sobie głowy, w końcu, nawet w biurze piszemy do siebie na Teamsie czy Slacku, wysyłamy maile, bo nie zawsze jest sens iść do czyjegoś biurka osobiście. Nie ma sensu, żebym do nich dzwonił czy pisał, skoro nie zgłaszają problemów, każdy wie, co ma robić. 

To jest właśnie doskonała droga do dezintegracji zespołu. I to na dwóch poziomach!

Po pierwsze, nawet jeśli cały Twój team przeszedł na pracę zdalną i nie ma w tym względzie żadnych różnic pomiędzy pracownikami (tak, to też ważne, o czym niżej), każdy z nich, zamiast w biurze, gdzie miał Cię za ścianą, wylądował nagle w domu. Czy ma problem? Czy wie dokładnie, co i na kiedy ma robić? Wpadł na coś i w biurze by się z Tobą skonsultował, ale z domu, to nie wie, bo nie zostawiłeś jasnych wytycznych, czy można zawracać Ci głowę. Przy okazji ktoś taki nie wie, czy przypadkiem nie jesteś zajęty pracą z innym członkiem zespołu, być może ważniejszym. 

Pamiętaj, jesteś głową swojego teamu. Jego istnienie i kształt w dużej części określają Twoje relacje z jego członkami. Brak interakcji twarzą w twarz z przełożonym to problem, którego istnienie potwierdzają badania. Wielu pracowników zdalnych odczuwa, że kierownictwo traci z nimi kontakt, nie oferuje wsparcia. W ten sposób dekapitujesz zespół, odcinając się od jego członków. 

Na drugim poziomie, ludziom brakuje siebie nawzajem, o czym traktują również wspomniane badania. Biurowa atmosfera, gwar, ma swoją specyfikę do tego stopnia, że powstały specjalne tła dźwiękowe, z odgłosami biura, które ludzie włączają sobie do pracy. Nie wspominając o braku kontaktu w nieformalnych momentach, przy kawie na korytarzu, czy na lunchach. Użytkownicy twierdzą, że czują się przez to bezpiecznie. Istnieją nawet badania, z których wynika, że zdalnych pracowników trapi po prostu samotność.

Pomyśl, jak ktoś, kto nie wie, czy może zwrócić się do Ciebie ze swoim problemem, czy pomysłem, nie wie, czym zajmują się koleżanki i koledzy, których dotychczas miał biurko obok, czy w ogóle pracują, czy dostali jakieś specjalne zadanie – jak ktoś taki może czuć się częścią zespołu? Na drugim poziomie, ludzie oddalają się od siebie, a wszyscy dzielą tę samą niepewność i obawy. 

Jak temu zaradzić? Również na dwóch poziomach. 

Twoje relacje z zespołem możesz cementować na przykład poprzez codzienną, krótką rozmowę z każdym. Przywitanie, chwila nieformalnej rozmowy, prośba o krótkie podsumowanie tego, co w projekcie. Tak zwany daily check – in. Że zajmuje to masę czasu? Nie musi, o czym niżej, jak dojdziemy do narzędzi. Poza tym odpowiednia procedura – poinformuj swoich współpracowników, że mogą się z Tobą kontaktować, wskaż kanały komunikacji. Określ godziny, jeśli trzeba, określ, w jakich sprawach. Ludzie muszą wiedzieć, że tam jesteś, w gotowości do wsparcia. Ważne jest przy tym, żeby daily check – in był nawykiem stałym, przewidywalnym. Ma być przecież narzędziem wsparcia integracji zespołu, nie brania jego członków z zaskoczenia, bo to może rodzić podejrzenia, że im nie ufasz.

O relacje między członkami zespołu zadbasz, na przykład wprowadzając zupełnie nowe nawyki i zachowania. Mogą to być telekonferencje, na których witacie się po weekendzie. Jeśli pracujecie synchronicznie, w tym samym czasie, możecie spokojnie zjeść razem wirtualny lunch! Możesz wprowadzić zwyczaj tworzenia par, to znaczy losowego łączenia członków zespołu w pary, na nieformalne rozmowy. W ten sposób wywołasz integrację wśród pracowników, którzy co prawda w biurze widzą się często, jednak w warunkach pracy zdalnej mogliby zapomnieć o swoim istnieniu. Dziwaczne, sztuczne? Być może. Takie rzeczy stosuje się w firmach zachodnich, które ze specyfiką pracy zdalnej zmagają się już od dawna. Raczej nie bez powodu. 

3. Nie ma różnicy, skąd kto pracuje

No bo w końcu, ważna jest praca. Czy nie do tego sprowadza się w istocie cała idea pracy zdalnej? Że można wykonywać ją równie dobrze z domu, bo mamy już takie techniczne możliwości? Dobry program do zarządzania projektami niweluje odległość do zera. Zresztą zapewniłem wszystkim odpowiednie narzędzia i procedury.

Jeśli tak uważasz, jesteś technokratą i ślepym na to, że Twój team rozpada się właśnie na dwa plemiona. Nie ma nic złego w byciu technokratą oczywiście :). Nie można jednak zapominać o ludzkiej naturze. Lubimy się dzielić na “nas” i “ich”. Jeśli tylko część Twojego zespołu wymaga odesłania do pracy zdalnej, możesz bardzo łatwo popełnić nieoczywisty błąd. Pracownicy biurowi pracują swoim trybem – plus narzędzia i procedury komunikacji w pracy zdalnej – i nic się dla nich nie zmienia. Zmiana dotyczy tylko zdalnych. Efekt?

Miałem okazję obserwować taką sytuację w dużej polskiej firmie. W związku z Covidem część pracowników wysłana została do domu. Część została w biurze, z czego management obowiązkowo, kilka innych osób dobrowolnie. Błyskawicznie wytworzyły się dwa plemiona. Biurowi zacieśnili relacje, ponieważ, siłą rzeczy, stworzyli nieformalny zespół w zespole. Szybko zaczęli sarkać na tych zdalnych, że lenie, niekomunikatywne, że robią połowę tego, co w biurze a są uprzywilejowani (choć nie każdy z biurowych musiał zostawać!). Samych siebie z kolei zaczęli postrzegać jako swoistą elitę. Z drugiej strony ci odesłani do domu, czuli się przez firmę porzuceni, mieli też wrażenie, że tam w biurze tworzy się kasta jakichś ważniejszych. I w tym akurat przypadku faktycznie mieli rację. Praca zdalna się skończyła, podziały zostały. Gdyby trwało to dłużej,  status zdalnych spadłby prawdopodobnie tak, że uciekliby przy pierwszej możliwej okazji do innej firmy, na pewno zaś ich motywacja i wydajność zaczęłyby lecieć w dół. Faktycznie, nie tylko w oczach biurowych

Jak walczyć z takim zagrożeniem? Wyrównaj szanse. Na przykład daj swoim pracownikom biurowym 1-2 dni w tygodniu na pracę zdalną. Jeśli chcą, niech pracują z domu i sami zobaczą, jaki to przywilej :). Jeśli zdalni pracują w wybranych przez siebie godzinach, taki sam system zaproponuj biurowym. Maksymalnie zacieraj różnice, to ma pozostać jeden zespół!

4. Każdy ma tyle informacji, ile potrzeba

I tego uniknąć się nie da. Pracownicy zdalni mają dostęp do wszystkich informacji, jakich im w danej chwili potrzeba. Poza tym nie będę zwoływać telekonferencji za każdym razem, kiedy należy podjąć jakąś decyzję, w tym celu kluczowi ludzie są ze mną w biurze.

Kolejny świetny sposób na zwiększenie niepewności tych zdalnych, rozbicie teamu na dwa obozy i stworzenie zamkniętej za murami biura tajemniczej elity:). W tym fragmencie nie koncentruję się na budowaniu i utrzymywaniu zespołowego ducha w ogóle ani wzajemnej zawiści zdalnych i biurowych, tylko w szczególe na dwóch kwestiach – dostępie do informacji i decyzji.

Po pierwsze, jeśli Twoi zdalni pracownicy mieli dostęp do określonego zasobu informacji o codziennym działaniu firmy, również w sposób nieformalny, bo po prostu byli w tym samym pokoju – daj im ten dostęp. Niech wciąż czują puls serca firmy tuż przy sobie, pozwól im wiedzieć, co się dzieje. Jeśli dasz im dostęp tylko do informacji potrzebnych do wykonywania czynności na stanowisku pracy, szybko poczują się jak szczury zamknięte w labiryncie, który mają przejść, tylko nie wiedzą po co. I choć na końcu labiryntu czeka pensja, pozostaje nieciekawe wrażenie.

Po drugie, jeśli Twoi pracownicy zdalni, w warunkach biurowych, mieli dostęp do decyzji, to organizuj jednak te wideokonferencje. Albo użyj innych narzędzi. Ważne, żeby przy podejmowaniu decyzji byli, bo jeśli przedtem mogli a teraz nie – to jest równoznaczne z degradacją. Zupełnie niezasłużoną. 

5. Bez malkontenctwa!

Zawsze znajdzie się powód, żeby sobie ponarzekać. Znam to na co dzień z biura. Taka specyfika ludzi, a już zwłaszcza, jak wprowadza się zmiany.

No tak i nie. Bardzo często spotykasz się zapewne z oporem materii, chyba, że masz naprawdę elastyczny team, który żyje innowacją. Zauważ, tu masz jednak do czynienia z istotną zmianą. Wiesz już, jakiej niepewności mogą doświadczać pracownicy zdalni. Zwłaszcza jeśli jedni zostali odesłani do domu, inni nie – co to oznacza? W sytuacji tranzycji na pracę zdalną, nie tylko słuchaj i obserwuj, ale aktywnie zachęcaj ludzi do wyrażania swoich obaw, czy to dotyczących modelu pracy, ich osobistej sytuacji, czy też perspektyw rozwoju zawodowego. Daj znać, że zdalna praca nie oznacza, że są mniej przydatni, że wciąż istnieją jasne kryteria ewaluacji ich pracy. Zaadresuj te obawy!

… I to tyle na dziś. Bez obaw jednak, sposobów na zniszczenie swojego zespołu jest więcej :). Kolejne 5 w części 2