Systemy pracy zdalnej różnią się od siebie dość znacząco. Każdy z nich będzie adekwatny dla innego poziomu rozwoju i sposobu organizacji firmy, branży oraz celów, które zamierzasz osiągnąć, decydując się na któryś z nich. W tym artykule przedstawiamy Ci 3 podstawowe systemy pracy zdalnej. Zdecyduj, który przysłuży Ci się najlepiej!

Stacjonarne biuro i praca tylko częściowo zdalna – najpopularniejsze systemy pracy zdalnej

Stacjonarne biuro i pełna praca zdalna – przejściowe systemy pracy zdalnej

Brak centralnego biura, pełna praca zdalna – systemy pracy zdalnej dla zaawansowanych

Stacjonarne biuro i praca tylko częściowo zdalna – najpopularniejsze systemy pracy zdalnej

Na czym polega

System najbardziej rozpowszechniony, do tego stopnia, że przez wiele firm nie jest nawet uważany za właściwy system pracy zdalnej. Stosują go firmy wszelakich branż i wielkości. Polega na tym, że pracę zasadniczo wykonuje się w biurze, choć pracownicy mają możliwość wykonywania swoich obowiązków z domu przez określoną ilość dni w tygodniu, miesiącu, lub roku. System stosują np.: AirBnb, Oracle, Deloitte, Glassdoor. Do tego systemu, z bardziej zaawansowanego systemu mieszanego, cofnął się też IBM.

Nie ma tu jakichś sztywnych ram i zarówno ilość dni pracy zdalnej w danym okresie, jak i nawet to, czy wszyscy pracownicy korzystać będą z niego w równym stopniu, zależy od potrzeb zespołu. Może być tak, że wszyscy preferują pracę w biurze, jednak np. 2 z 20 osób mają wyjątkowo długi czas dojazdu do pracy, będą więc korzystać z możliwości pracy zdalnej częściej niż inni.

Zalety

System łączy zalety pracy biurowej i zdalnej w bardzo dobrych proporcjach. Wielu pracowników, w wielu branżach, lubi atmosferę w biurze. Nieustanny kontakt z innymi członkami zespołu pomaga utrzymać wydajność, pobudza kreatywność i poczucie przynależności. Z drugiej strony, każdemu z nas czasem spiętrzą się sprawy osobiste. Z zalet systemu skorzystają zwłaszcza rodzice małych dzieci lub osoby opiekujące się np. osobą w podeszłym wieku. Utrzymanie równowagi pomiędzy życiem osobistym a pracą jest również łatwiejsze, gdy można zaoszczędzić czas zwykle bezproduktywnie spędzony w korkach. Nie mówiąc o ożywczym przerwaniu rutyny, w tym dojazdów.

Największą zaletą systemu dla Ciebie jest ochrona przed wypaleniem zawodowym i utratą wartościowych pracowników. Ponadto, jeśli to tylko technicznie możliwe, warto chyba zatrudnić cennego pracownika i pozwolić mu pracować te 2 dni w tygodniu z domu, gdzie będzie opiekował się dzieckiem. Zwłaszcza jeśli z takiego powodu miałby podjąć pracę u konkurencji.

Bezpieczeństwo

Szczegółowo kwestie bezpieczeństwa w pracy zdalnej opisaliśmy w szczegółach tutaj. Systemy pracy zdalnej mają to do siebie, że zapewnienie bezpieczeństwa danych wymaga dodatkowych nakładów. Jeśli w Twojej firmie jest to kwestia bardzo istotna, w przypadku zastosowania tego modelu czeka Cię niestety zdublowanie najlepszych posiadanych w tym zakresie w firmie rozwiązań. Jeśli nie, wystarczy prawdopodobnie ustawić mocne hasło na domowej sieci wi – fi i stosować VPN. Praca odbywać będzie się i tak na służbowym laptopie, więc zakładamy, że oprogramowanie, w tym antywirusowe oraz system będą odpowiednio aktualizowane. Warto natomiast przeczytać wspomniany artykuł i rozważyć, które ze wskazanych przez nas środków zabezpieczenia komunikacji i wymiany informacji wdrożyć.

Dla kogo

System idealnie nadaje się do wdrożenia w firmach, które dopiero zaczynają przygodę z pracą zdalną. Skoro masz biuro i pracowników na miejscu, możesz powoli zacząć eksperymenty, począwszy, powiedzmy, od dwóch dni w miesiącu na pracownika. Na początek najlepiej porozmawiaj z zespołem. Powiadom ich, że zamierzasz wprowadzić bardziej partnerski system pracy. Nawet jeśli pracownicy nie będą z początku palić się do skorzystania z tej możliwości, z pewnością docenią podejście oparte na zaufaniu. System jest idealnie skalowalny, łatwo znajdziecie optymalne proporcje pracy z biura i z domu.

Stacjonarne biuro i pełna praca zdalna – przejściowe systemy pracy zdalnej

Na czym polega

Ten system znacząco podkręca elastyczność form pracy w stosunku do opcji przedstawionej powyżej. Jeśli spojrzymy na popularność, jaką cieszą się systemy pracy zdalnej, jest on nie aż tak powszechny, jak pierwszy, wciąż jednak z powodzeniem stosują go zarówno małe firmy, jak i korporacje. Na takie rozwiązanie, z czasem zdecydował się na przykład Skype.

Siedziba firmy wciąż istnieje, można w niej pracować i najczęściej robi tak pewna część pracowników. Nie ma jednak żadnych ograniczeń co do ilości dni przepracowanych poza biurem. Większość pracownicy wykonuje obowiązki poza biurem, z dowolnego miejsca: domu, kawiarni, przestrzeni coworkingowej, czy z podróży – jak im wygodniej. Jedynym wymogiem jest stałe i odpowiednio szybkie łącze internetowe. W niektórych firmach istnieje obowiązek lub zwyczaj regularnych spotkań, nie jest to jednak regułą, zwłaszcza gdy firma jest niewielka, a współpraca ma charakter międzynarodowy.

Zalety

Największą zaletą, jaką oferują rozwinięte systemy pracy zdalnej, takie jak ten, jest znaczne poszerzenie puli dostępnych talentów. Nie ogranicza Cię już ilość wartościowych ludzi, zamieszkujących w rozsądnej odległości od siedziby firmy. Możesz współpracować choćby z najlepszymi specjalistami z całego świata, co z pewnością da Ci przewagę nad lokalną konkurencją. Jedynym ograniczeniem pozostaje wówczas budżet.

Kolejną, wymierną finansowo zaletą, jest brak przyrostu kosztów przestrzeni biurowej, nawet jeśli Twój zespół powiększy się kilkukrotnie.

Bezpieczeństwo

Jeśli współpracujesz w tym systemie z lokalnym zespołem, ludźmi, którzy od czasu do czasu pojawiają się w biurze i pracują na firmowym sprzęcie, to nasze rekomendacje nie odbiegają od systemu pierwszego. Jakości zabezpieczenia danych i regularności aktualizacji i tak pilnuje zapewne Twój specjalista. Inaczej wyglądać będzie to w przypadku naprawdę bardzo zdalnej współpracy, w tym międzynarodowej. Jeśli Twój zdalny pracownik pracuje na własnym sprzęcie i nigdy nie pojawia się w biurze, możesz jak najbardziej umówić się z nim na stosowanie odpowiednich zabezpieczeń i oparcie całości komunikacji z firmą na wybranych, silnie chronionych kanałach. Ciężko będzie Ci jednak egzekwować w praktyce stosowanie się do tych wymogów. Być może taki pracownik zgodzi się na zainstalowanie zdalnego pulpitu, nie możesz jednak wymagać od niego powstrzymania się od prywatnego użytkowania sprzętu. Jednocześnie podkreślamy, że jeśli chodzi o systemy pracy zdalnej, kwestie te mają znaczenie jedynie w przypadku działalności wymagających szczególnego bezpieczeństwa danych.

Dla kogo

Idealnie byłoby, gdyby Twoja firma miała już pewne doświadczenia z pracą zdalną. Może w modelu pierwszym? Jeśli jednak chcesz rozpocząć zdalne zatrudnianie od tego właśnie systemu – być może z uwagi na chęć zatrudnienia specjalistów z innych miast czy krajów – nie powinno być z tym większego problemu. Dla nowo zatrudnionych, mieszkających daleko od siedziby firmy pracowników praca zdalna będzie zasadą. Dla członków zespołu obecnych w biurze nie musi zmieniać się nic. Możesz też jednak powoli zacząć wprowadzać dla nich elementy systemu pierwszego.

Brak centralnego biura, pełna praca zdalna – systemy pracy zdalnej dla zaawansowanych

Na czym polega

W skrócie – systemy pracy zdalnej tu się kończą. Zdalniej się nie da. Choć to jak na razie najmniej rozpowszechniony system, zwłaszcza wśród dużych firm, z biegiem czasu zyskuje na popularności. Przykłady dużych obecnie firm, od pierwszego dnia działających w tym systemie to Buffer i Zapier.

Brak centralnego biura, pracownicy rozsiani potencjalnie po całym świecie. Firmę łączy internet a posiadanie stabilnego łącza to jedyne wymagania co do stanowiska pracy. Firma oczywiście musi mieć siedzibę, ale będzie to Twój dom, lub małe biuro na Twoje osobiste potrzeby.

System ten wymaga przy tym odpowiednich metod zarządzania. Dużo bardziej polega się tu na partnerstwie i zaufaniu, choć istnieją też narzędzia kontroli, a nawet bieżącego nadzoru. O narzędziach zarządzania projektami w pracy zdalnej przeczytasz w naszym artykule.

Zalety

Poza pulą talentów obejmującą cały świat, mamy tu bardzo wyraźny bonus w postaci nawet całkowitej redukcji kosztów stałych związanych z posiadaniem biura oraz zakupem i eksploatacją sprzętu biurowego. Połączenie tych dwóch cech umożliwi Ci przekierowanie strumienia pieniędzy na kapitał ludzki, pozyskanie lepszych, droższych specjalistów i uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Takie combo możliwe stało się dopiero dzięki współczesnym narzędziom informatycznym i odpowiednio przepustowym łączom.

Jako bonus dolicz swoją własną wolność od biura. Stosując odpowiednie narzędzia i systemy zarządzania, możesz bez przeszkód pracować skądkolwiek bez utraty wydajności czy świadomości sytuacyjnej.

Bezpieczeństwo

Pamiętaj, w tym systemie pracy możesz mieć do czynienia z cyfrowymi nomadami, którzy z pracy w wiecznej podróży uczynili sobie styl życia. Prawdopodobnie nie dostarczysz im wszystkim biurowych narzędzi pracy, chybachyba że jesteście małą, lokalną ekipą. Lub wypełnionym po brzegi kapitałem startupem. Będzie to mieć dwojakie skutki, a opieka informatyka wydaje się nieodzowna. Z jednej strony, osoby takie przyzwyczajone są do tego, że zasięg muszą mieć wszędzie, z wielkim prawdopodobieństwem korzystają więc w podróży z własnego, mobilnego internetu. Jeśli pracują często z danymi wrażliwymi, prawdopodobnie aktualizują często oprogramowanie, system, antywirusy itd. Używają też pewnie VPN. Tego jednak, ze szczegółami, dowiedzieć musisz się już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej a uzyskane odpowiedzi – jakie zabezpieczenia, jakie narzędzia, jaki VPN – poddać ocenie wraz z informatykiem. Jeśli ktoś powie, że uwielbia pracować przez publiczne wi-fi w stylowych kafejkach – takie rozwiązanie odpada, jeśli pracujesz na danych wrażliwych. Możesz też przedstawić, również na etapie rozmowy, zestaw swoich wymagań i np. powiedzieć, że dostarczysz standardowe dla Twojej firmy narzędzia, systemy i zabezpieczenia a pracownik zgodzić ma się na raportowanie stanów zabezpieczeń. Na zdalny pulpit raczej nikt się nie zgodzi. Jeszcze raz odsyłamy do naszego poradnika w kwestiach bezpieczeństwa danych.

Dla kogo

Jeśli chodzi o systemy pracy zdalnej, ten, najbardziej zaawansowany, najłatwiej wdrożyć w firmach … które dopiero powstają. Wspomniana ogromna redukcja kosztów niweluje w dużym stopniu barierę wejścia dla startupów. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by do tego systemu migrować z biura. Krok za krokiem, od pierwszego, przez drugi, po trzeci. W ten sposób wypracujesz rozwiązania adekwatne do potrzeb Twojego zespołu, a korygując po drodze małe błędy, unikniesz tych poważnych. Jeśli w Twoim modelu biznesowym kwestie bezpieczeństwa nie są absolutnym priorytetem lub też, jeśli posiadasz dość środków, by wszystkich zdalnych pracowników wyposażyć w autoryzowany przez Ciebie sprzęt i oprogramowanie, to najbardziej zaawansowany system pracy zdalnej przynieść Ci może sporo przewag i korzyści.