Jesienna fala COVID 19 przykrywa powoli dywagacje o tym, czy praca zdalna to tylko epizod, czy też długofalowy trend. Nie dość, że sytuacja zwyczajnie zmusza do utrzymania lub powrotu do pracy zdalnej zarówno małe firmy jak i globalnych gigantów, to w dodatku potrzeba – matka wynalazków – spowodowała wysyp narzędzi pracy zdalnej. A te dają możliwości, które również w dłuższej, postcovidowej perspektywie, trudno będzie zignorować. W taką właśnie scenerię wkracza Google Workspace, obiecując środowisko pracy zintegrowane jak nigdy dotąd. Czy jest się czym podniecać?  

Google Workspace – jak to ogólnie wygląda

Google Workspace to rebranding oraz kilka nowych funkcjonalności znanej od 2016 roku usługi G Suite, czyli pakietu, skierowanego dla przedsiębiorców, łączącego usługi Google. Zanim jednak prychniesz, oskarżysz mnie o clickbait i wyłączysz artykuł, doczytaj do końca. Są bowiem pewne przesłanki, żeby potraktować debiut Google Workspace jako pewnego rodzaju przełom.

W pakiecie znajdziemy znane do tej pory z G Suite aplikacje Google. Ideą Workspace nie jest natomiast podanie starych funkcjonalności w nowej szacie graficznej, tylko stworzenie sieci przejść i funkcjonalnych połaczeń pomiedzy aplikacjami tak, żeby z osobnych programów stworzyć zintegrowane środowisko pracy, w którym użytkownik płynnie przechodzi w procesie pracy od jednego działania do drugiego, wykonując zadania i na każdym etapie komunikując z zespołem, w ramach jednego ekranu – w przeciwieństwie do odpalania po prostu kolejnych zakładek w przeglądarce, czy nawet aplikacji stand alone. 

Nowe funkcjonalności Google Workspace

O takich intencjach piszą sami twórcy. Początkowy zestaw nowości zdaje się ich słowa potwierdzać. Twórcy Google Workspace nie zdecydowali się rozwijać na chwilę obecną aplikacji. Postawiono na połączenia między nimi. 

Dotyczy to w głównej mierze Meets, Rooms i Chat. Na tę chwilę, te narzędzia kolaboracji zintegrowane są wewnątrz Gmaila, co oznacza, że, nie wychodząc ze swojej skrzynki mailowej, możemy rozpocząć zarówno Chat, jak i połączenie video przy pomocy Meet. Google Workspace będzie szło w kierunku osadzania tych narzędzi współpracy również w dokumentach.

Skoro jesteśmy przy Gmail – już na tym poziomie widać wysiłek mający na celu nadanie płynności nie tyle pracy, ile współpracy. W Workspace nie tylko nie musisz opuszczać Gmaila, żeby rozpocząć Chat. Bezpośrednio w Guest Roomie podczas Chatu możesz teraz utworzyć dokument i rozpocząć jego edycję wspólnie z zespołem. Wszystko w jednej zakładce. Dla porównania, do tej pory można było na Chacie najpierw omówić coś z zespołem, po czym otworzyć nowe okno, tam stworzyć nowy dokument Google, zaprosić do niego członków zespołu … nowe rozwiązanie oferuje znacznie większą płynność.

Kiedy zaś jesteśmy już w dokumencie, otrzymujemy kolejne, niewielkie, jednak upłynniające współpracę dodatki. Po pierwsze, możemy użyć w dokumencie komendy @mention. Po wprowadzeniu adresu współpracownika możemy na niego kliknąć i, bez opuszczania dokumentu, momentalnie wysłać maila, wiadomość, zaplanować z daną osobą wydarzenie w kalendarzu, czy nawet rozpocząć połączenie wideo. A więc w momencie, kiedy w dokumencie pojawia się jakiś współpracownik, możemy rozpocząć z nim współpracę w kilku innych aplikacjach, zaczynając z poziomu dokumentu. Btw, ten ficzer obecny jest już również na Twoim prywatnym koncie Google.

Po drugie, kiedy umieścimy w dokumencie plik, możemy wyświetlić jego podgląd w slajdach, nie otwierajac kolejnej zakładki i nie opuszczając dokumentu. 

Kolejna nowość to osadzenie Meet Picture-in-picture w aplikacjach Docs, Sheet i Slides. Współpracując nad dokumentem, możesz jednym kliknięciem zwołać telekonferencję i kontynuować współpracę bez uruchamiania nowych zakładek ani innych aplikacji.

Nowa tożsamość G Suite Google Workspace

Zgodnie z twierdzeniem twórców, nowa marka oddawać ma zmianę, jaka zaszła w pakiecie G Suite. Nie jest to już zestaw odrębnych aplikacji, z których każda rozwiązuje oddzielne problemy. W obecnej postaci mamy postrzegać ofertę Google jako zintegrowane środowisko współpracy. Czyli właśnie Workspace.

Decyzję tę należy ocenić jako trafną. Choć w obecnej postaci Google Workspace do idealnego, kompletnego wirtualnejgo biura wciąż jeszcze trochę brakuje, to wyraźnie wskazuje kierunek zmian. Przekaz jest czytelniejszy. Wymiawia się płynniej niż Google G Suite.

No i ta mała aluzja do Facebook Workplace, której nikt zdaje się nie zauważać 😉

Za zmianą nazwy pakietu podążył rebranding niektórych aplikacji.

Jak widać, najmniejszych zmian doczekał się Drive. Rebranding w warstwie wizualnej kontynuuje ideę zintegrowanego środowiska pracy, w którym granice pomiędzy aplikacjami ulegają zatarciu. Część ikon traci indywidualny charakter, przestają realistycznie odwoływać się do fizycznych obiektów (kalendarz, kamera, koperta). Teraz to kształty ułożone po prostu z kolorów Google – różne aplikacje, jedno środowisko pracy.

Czytałem w sieci opinie, że nowe ikony to najgorsze ikony w historii ikon ever. Czytałem też, że są zrzyną z ikon Microsoftu. Tak naprawdę idea przedstawiania poszczególnych elementów systemu jako różnych konfiguracji takich samych elementów podstawowych jest przynajmniej tak stara, jak identyfikacja wizualna miasta Melbourne. Tam poszczególne wydziały Urzędu Miasta i miejskich instytucji odzwierciedlały zindywidualizowane tektury, które zawsze jednak wpisywały się w literę M.

Czy nowe ikony są czytelne? Zdecydowanie mniej niż poprzednie. Obecnie trzeba je świadomie odcyfrowywać. Widziane wszystkie koło siebie, zlewają się w masę. Wyobraź sobie, że Google wprowadza jeszcze 50 usług i wszystko w tym stylu prezentuje ikona obok ikony. Oczopląs gwarantowany. Cóż, przyzwyczaimy się.

Czy nowa identyfikacja się przyjmie? A czy jest jakieś wyjście? Z początku większość rebrandingów jest odrzucana, niezależnie od swojej jakości, ponieważ mamy problem z przyswajaniem zmian, zwłaszcza jeśli dotyczą rzeczy, do których zdążyliśmy się przyzwyczaić. 

Pricing Google Workspace

Wycena poszczególnych pakietów uległa pewnym zmianom.

I co będzie z tego całego Google Workspace? 

No to jak? Rewolucja? Ewolucja? Czy dużo hałasu o nic?

Z technicznego punktu widzenia można powiedzieć, że marketingowa burza w małej szklance drobnych zmian. Oczywiście, czytałe opinie, że to mało. Że, na przykład, pod komendą @mention w dokumencie można by umiesćić całą listę dokumentów do których przypisany jest wspominany współpracownik, itd. Czy Google, prezentujac Worskpace, mogło pokazać coś więcej?

Teoretycznie tak. Tyle że mamy rok 2020 i Google to już nie ta genialna, świeżutka firma, taka inna od tego, do czego przyzwyczaiły nas typowe giganty IT. W tej chwili to ogromna korporacja, której dorobek ukształtował współczesne oblicze internetu. A ogromne statki wykonują manewry ostrożnie, bo każdy ruch jest ostatecznie zawsze bardzo kosztowny. Jak twierdzą sami twórcy, nad niektorymi obecnymi w Google Workspace rozwiązaniami pracowali od 10 lat. Wprowadzenie innych przyspieszył Covid-19. Mając tak wiele aplikacji i usług, rozwijanych od lat, Google i tak postawił już masę kropek w obszarze wirtualnej kolaboracji. Teraz po prostu zaczął te kropki łączyć. W przypadku wielkiej korporacji sam ten pojedynczy manewr oznacza wiszącą w powietrzu rewolucję. Z dwóch powodów.

Po pierwsze, dla zespołów wysoko wyspecjalizowanych, Google Workspace nie zastąpi np. Githuba. Jednak dla większości typowych zastosowań biurowych już tworzy właściwie kompletne środowisko pracy. Nazywając to Workspace, skupił się na upłynnieniu doświadczenia kooperacji wewnątrz istniejącej sieci aplikacji i ficzerów. To rozsądny pierwszy krok. Czy twórcy byliby w stanie stworzyć np. tę postulowaną listę wszystkich dokumentów, do których przypisna jest wspominana osoba? Pewnie tak – tylko w sumie po co? Miałoby to sens, gdy stanowiło element zintegrowanego systemu zarządzania pracą – czyli już w sumie aplikacji do zarządzania projektami. W to się na razie Google nie pcha, być może dośc rozsądnie. Nie ma narzędzia zarządzania projektami dobrego zawsze i dla wszystkich, baza klientów Google jest zaś na tyle ogromna, że ciężko założyć, iż klientom wystarczy Agile, w szczególności Scrumy. Sporo uzytkowników zarzadza projektami na swój własny sposób, za pomocą Sheets. Czy w któymś momencie zintegrowany Workspace dorobi się zarządzania projektami? Pewnie tak, z czasem, element po elemencie, niezauważalnie. Po prostu dokumenty będzie można z czasem coraz wygodniej grupować, natimiast funkcje potrzebne do wizualizacji przebiegu i efektów projektu zaczną się z czasem pojawiać w przestrzeni pracy Google Workspace.

Spójrzmy bowiem na ten aspekt pracy zdalnej, jakim jest komunikacja audiowizualna. Do takich rzeczy służy przede wszystkim Zoom oraz szereg innych programów. Ze strony Google, czymś takim jest Meet. Ale czy wciąż faktycznie tak jest? Worskpace proponuje własne podejście – nie używamy “programu do wideokonferencji” tylko “rozmawiamy o konkretnych sprawach, robiąc konkretne rzeczy”. Skutkiem tego, będziemy teraz mogli zrobić telekonferencję nawet z pliku tekstowego – bo tam jest konkretny temat. Albo z arkusza sheets. Czy rozmawiamy przez Meets? Nie, rozmawiamy po prostu w Google Workspace. A właściwie na Workspace. Guziczek do połączenia ze współpracownikami jest w każdym miejscu pod ręką.

Czy takie podejście do komunikacji w pracy wytnie Zooma w codziennym, biurowym zastosowaniu? Jeśli chodzi o użytkowników Workspace, to będą oni go prawdopodobnie z czasem używali wyłącznie do naprawdę dużych wideokonferencji. 

W przeciwieństwie do Microsoft, Google jak na razie nie atakuje Slacka – przynajmniej na pierwszy rzut oka. Czy mogliby dorobić np kanały do chata? Raczej bez problemu w jedno popołudnie. Czy to zrobią? Prawdopodobnie nie. Czym są bowiem w praktyce kanały, poza #random czy #nsfw? Zasadniczo poświęca się je projektom. W Google Workspace, zamiast kanałów, prowadzić chat możemy wszędzie, gdzie jest w ogóle jakiś projekt – od Gmaila po różnorodne formaty dokumentów i prezentacji. Znów – dużo tu brakuje, żeby Slacka wyciąć, ale w firmach lub nawet jedynie działach, gdzie pracuje się głównie na narzędziach Google, taka filozofia komunikacji może doprowadzić do stopniowej zmiany nawyków. 

Na poziomie podejścia do komunikacji – komunikacja jest wszędzie tam, gdzie jest konkretna praca – jest to, moim zdaniem, rewolucyjne. 

Drugi powód ma charater bardziej biznesowy niż techniczny. Premiera nowej marki zbiega się w czasie z drugą falą koronawirusa na całym świecie. Nazwa Google Workspace oraz pierwsze nowinki techniczne wskazują, że Google uznało ostatecznie pracę zdalną za przyszłość pracy w ogóle. Oznacza to, że firma skupi się na rozwiązaniach czyniących zdalną współpracę płynną i wydajną. Określa to kierunki rozwoju usług i produktów Google na lata, wyznacza pole rywalizacji z konkurencją i – prawdopodobnie – dobitniej niż jakiekolwiek prognozy think tanków wskazuje, że praca zdalna jest już z nami na dobre.