Programy do zarządzania projektami służą do … zarządzania projektami zasadniczo. Łatwo jednak przy tym zapomnieć, że projekt nie wisi w próżni. Prowadzimy je zazwyczaj na użytek konkretnych Klientów, mając do dyspozycji konkretny budżet, w celu osiągnięcia określonej rentowności. Wiele programów do zarządzania projektami ignoruje te oczywiste fakty. Jednak nie twórcy z IC Project.

W tym tekście:

CRM, finanse, zarządzanie projektami, elementy HR – combo IC Project

Wszystko zaczyna się od budżetu – w firmie i w IC Project

Zarządzanie projektami IC Project

Kalendarz

Komunikator

Zarządzanie projektami

Elementy HR w IC Project

Raportowanie IC Project

CRM IC Project

A jak to wszystko wygląda?

Plany IC Project 

CRM, finanse, zarządzanie projektami, elementy HR – combo IC Project

IC Project to całkowicie polskie, zintegrowane narzędzie do zarządzania projektami. Dlaczego zintegrowane? Twórcy wybrali dość oryginalne podejście do swojego produktu. Aplikacje do zarządzania projektami buduje się zazwyczaj wokół określonej techniki zarządzania, np. Scrum lub Kanban, ewentualnie dają wolność wyboru stylu i filozofii zarządzania. Zabiegi programistów koncentrują się wokół dostarczenia użytkownikowi jak najlepiej zoptymalizowanych narzędzi do wizualizacji projektów, zadań, przypisanych do nich członków zespołu, zapewniają też różnorodne sposoby komunikacji między uczestnikami projektu. I to właściwie tyle, projekt gotów jest do zarządzania – nieco jednak teoretycznego, akademickiego.

W rzeczywistości, każdy projekt, poza własnymi, budżetowymi pomysłami, prowadzi się w celu osiągnięcia określonego zysku, ponosząc przy tym określone koszty. Zysk generuje klient, który jest również częścią projektu, akceptując bardzo często poszczególne rozwiązania i etapy w projekcie. Pracownicy zaś nie są dostępni zawsze, mają urlopy, biorą chorobowe, czy urlopy na żądanie.

I właśnie całe to realne środowisko, w którym zarządzanie projektami się odbywa, wzięli pod uwagę twórcy IC Project.  Środowisko biznesowe. Klienci istnieją, pracownicy kosztują i mają wolne, zaś projekty prowadzimy po to, żeby zarabiać pieniądze. Można więc posunąć się do ostrożnego stwierdzenia, że IC Project to narzędzie nie tyle do zarządzania projektami, ile, w ograniczonym stopniu, do zarządzania firmą.

Oczywiście nie każdy pracownik musi mieć możliwość podglądu lub dokonywania edycji we wszystkich tych dziedzinach. O dostępie do modułu HR, finansów itd decyduje administrator, który posiada nieusuwalny dostęp do wszystkich danych w systemie.

Wszystko zaczyna się od budżetu – w firmie i w IC Project

Funkcjonalności w zakresie kwestii finansowych pozwalają na pełne prognozowanie przychodu i rozliczanie kosztów projektu. Jak to działa? 

Już pierwszy widok programu – oczywiście, jeśli pracownik otrzymał dostęp do funkcjonalności związanych z finansami – zawiera widget, pozwalający wizualizować w formie wykresu ilość godzin już przepracowanych nad wybranym projektem, jego budżet i aktualny poziom kosztów. Na tym samym ekranie poniżej widzimy tabelaryczne ujęcie wszystkich wyodrębnionych w projekcie zadań głównych oraz ich sumę w pryzmacie: budżetu, kosztów i wyniku finansowego. Z poziomu tabeli możemy każdą z tych wartości dowolnie zmieniać, co spowoduje automatyczne przeliczenie całej tabeli. No i fajnie. Skąd jednak te wartości?

Generowane są one w trakcie trwania projektu, zarządza się nimi zaś przy pomocy modułu zarządzania finansami. Finanse to zakładka dostępna w podglądzie każdego projektu. W przeciwieństwie do skróconego podglądu na głównej stronie IC Project tutaj mamy pełne informacje o finansach oraz pewne możliwości edycji. Jak to wygląda?

W zakładce Finanse projekt rozpisany jest już całkiem szczegółowo, widzimy nie tylko każde zadanie główne, ale też wszystkie podzadania. Dla każdej z tych pozycji system podaje koszt szacowany (czyli to, jak bardzo pomyliłeś się w swoim optymizmie), koszt wykonany (czyli twardą rzeczywistość), planowany przychód (o optymizmie już było) oraz wynik finansowy (ostateczna wynik Twoich zdolności planowania i egzekucji) :). Niektóre parametry, jak koszt szacowany, lub przychód planowany, można zmieniać. Koszt wykonany jest natomiast sumą kosztów roboczogodzin już spędzonym nad danym projektem.

Co zaś z kosztami materiałowymi? Co z podwykonawcami, których roboczogodzina nie została ujęta w systemie? Dla tego typu kosztów twórcy przewidzieli opcję Dodaj Koszt, przy każdym, nawet najmniejszym zadaniu cząstkowym. Pojawi się formularz, w którym określisz nazwę kosztu, przypiszesz do zdefiniowanych wcześniej przez Ciebie kategorii, datę powstania kosztu, kwotę netto i brutto. Z tego poziomu możesz też zmienić przynależność kosztu, np przypisać do innego projektu lub grupy zadań. Wydaje się, że to możliwość nadmiarowa, w końcu to był Twój wybór, przy którym zadaniu w projekcie umieścić dodatkowy koszt. Ta filozofia twórców jest jednak widoczna w każdym miejscu w programie. Gdziekolwiek mogą Ci dać wybór w sposobie posługiwania się programem – robią to. Dzięki temu, w każdym widoku, w każdej funkcjonalności, otrzymujesz masę opcji i skrótów, z których możesz, ale nie musisz korzystać. Czy to pozostaje czytelne? O tym później. 

Każdy koszt dodatkowy oznaczyć możesz jako rozliczony oraz zaksięgowany, oczywiście, dołączyć do niego dokument. Plik spłynie do folderu pliki kosztowe. Po co? O tym również później.

Co więcej, z zakładki Finanse przejść możemy do zakładki Koszty, gdzie widzimy wszystkie koszty zewnętrzne ze szczegółami. No i wreszcie, wszystkie koszty możemy wyeksportować do zewnętrznego pliku.

Co z eksportem całego wyniku finansowego? To robimy w dziale menu głównego pod tytułem Raporty. Program zawiera sporo szablonów raportów. Do Raportów też jeszcze wrócimy.

Zarządzanie projektami IC Project

Kalendarz

Jednym z podstawowych widgetów aplikacji, jak zresztą każdego programu do zarządzania projektami,  jest Kalendarz. Widać go już w uproszczonej formie w postaci widgetu na ekranie głównym, jednak wszystkie możliwości pokazuje dopiero w poświęconej mu zakładce. 

Tam dodawać można wydarzenia, zadania lub planować nieobecności, o czym później. Co istotne, kategorie, jak “wydarzenia” to nie tylko pusty slogan. Stoją za tym konkretne mechaniki. Przykładowo, jeśli zaplanujesz spotkanie z klientem, możesz oznaczyć w nim wybraną, zdefiniowaną wcześniej kategorię, np. “sala konferencyjna”. Osoba odpowiedzialna za organizację takich wydarzeń w biurze może posegregować kalendarz pod względem wydarzeń i kategorii i zobaczyć, jakie obłożenie sali konferencyjnej ma w danym okresie.Oczywiście dodając taką kategorię, możesz też samodzielnie sprawdzić, kiedy masz wolną salę.  

Dalej standard – dodawanie do wydarzeń osób, które otrzymują powiadomienia. To, co natomiast standardem nie jest, to możliwość dołączania do projektu klienta, czyli osoby spoza systemu. 

Oczywiście mamy tu powiadomienia i przypomnienia, przychodzące na maila, na konto IC Project oraz na aplikację mobilną. A że Kalendarz jest tak naprawdę elementem zarządzania zadaniami, powiadomi Cię również o komentarzach i zmianach w zadaniu, w którym bierzesz udział. 

Drugą konsekwencją połączenia Kalendarza z zarządzaniem zadaniami jest możliwość kontroli czasu pracy zarówno własnego, jak i zespołu zadaniowego. Możesz bowiem wyświetlić na Kalendarzu nałożone na siebie harmonogramy wszystkich pracowników, jakich tylko sobie zażyczysz. Oszczędność czasu na przerzucaniu się mailami jest oczywista. 

Komunikator

Jak każdy szanujący się program do zarządzania projektami, IC Project posiada wbudowany komunikator. Rozmawiać możemy, klikając ikonę czatu – i tak pewnie nie postępuje żaden użytkownik, nigdy :). W programach do zarządzania projektami dużo istotniejsza jest bowiem komunikacja okołozadaniowa. Tu produkt oferuje wszystkie bells and whistles, jakie użytkownik może sobie zażyczyć. Konwersacje tworzyć można w projektach, zadaniach, subzadaniach – w każdym miejscu z każdego poziomu. Fantastyczną sprawą jest możliwość dodawania dokumentów i zdjęć, w tym oczywiście z aplikacji mobilnych.

I tu kolejna ciekawa sprawa – wszystkie załączniki z czatu dodają się automatycznie do załączników projektu, zadania lub podzadania. Nie musisz później mozolnie porządkować dokumentów z dyskusji. Świetna sprawa.

Zarządzanie projektami

Zauważ, ile zostało już napisane o programie do zarządzania projektami a dopiero dochodzimy do sedna. Wynika z tego, że IC Project to taki trochę program do wszystkiego. A to oznacza często, że wszystko jest zrealizowane powierzchownie. Jak jest w przypadku IC Project?

No inaczej :). Moduł do zarządzania projektami to jeden z najsolidniej zrealizowanych tego typu programów na rynku. 

IC Project stawia na technikę Kanban, o której nie ma sensu się tu rozpisywać, więcej o programach stosujących tę technikę zarządzania znajdziesz tutaj. I robi to, jak już wspomniałem, niezwykle solidnie, ponieważ umożliwia kontrolę nad wszystkimi aktywnościami w firmie na 4 poziomach szczegółowości:

  1. Pozwala zarządzać wszystkimi projektami, jakie aktualnie prowadzone są w Twojej firmie z widoku ogólnego, metaprojektowego wykresu Ganta.
  2. Zarządzać pojedynczym projektem na wykresie Ganta oraz liście zadań i podzadań
  3. Zarządzać zadaniami w widoku Kanban i na liście
  4. Zarządzać podzadaniami.

Mówiąc krótko, od zarządzania całą firmą po tworzenie checklisty w najdrobniejszym podzadaniu. 

Dodatkowo – biorąc pod uwagę, że produkt zawiera też projektowy mini CRM, każdy projekt przypisany jest tu do konkretnego klienta. Klient może być też uczestnikiem każdego projektu czy zadania, otrzyma wówczas ograniczone uprawnienia dostępu..

Postanowiłem, że nie będę opisywał w szczegółach wszystkich funkcjonalności IC Project w zakresie zarządzania projektami. Artykuł na blogu ma swój format i nie chcę, żeby czytelnik odskoczył od ekranu jak oparzony na widok informacji “4 godziny czytania”. Ujmę to więc tak: znasz jakieś programy do zarządzania w Kanbanie? Pomyśl o jakiejś funkcjonalności, a jest prawie pewne, że IC Project to ma. Zależności na wykresie Ganta? Oczywiście. Priorytety na zadaniach i podzadaniach? Są. Dodawanie ludzi do projektu czy zadania, czaty? Wszędzie, w każdym widoku, nawet na tablicy Kanban możesz sobie dodawać ludzi z widocznego nad nią zasobu metodą drag and drop. O checkliście nawet w podzadaniach wspomniałem, o zgłaszaniu uwag, dołaczaniu dokumentów z automatycznym przypisaniem też. O pierdołach typu oznaczanie kolorami nawet nie ma co wspominać, też są. Jest możliwość tworzenia szablonów zadań i projektów. Nawet różnicowanie uprawnień do wzajemnego podglądu pracowników do swoich zadań i możliwość ich wzajemnego usuwania. Też jest. 

O czym warto wspomnieć? Na przykład monitorowanie postępu grupy zadaniowej. Otóż do każdego projektu/zadania/podzadania przypisana jest oczywiście grupa zadaniowa. Możesz wyświetlić sobie jej widok, a wówczas ujrzysz bardzo czytelną tabelę pokazujacą ilość zadań dla każdego pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji oraz czas pracy. Z tego właśnie poziomu możesz włączyć sobie monitorowanie postępu prac. Jak to działa? Jeśli chcesz, żeby Twój zespół wyrobił się z określonym zadaniem w ciągu powiedzmy, 2 tygodni, ustawiasz sobie punkt monitorowania. Zadanie składa się z 6 podzadań. Ustawiasz sobie więc punkt monitorowania po tygodniu i określasz procent wykonania zadania na 50%. Następny punkt kontrolny na 75% itd. System automatycznie poinformuje Cię dopiero wtedy, jeśli określone normy nie zostaną wykonane. Idealne rozwiązanie, jeśli masz naprawdę sporo projektów na głowie, samodzielne zespoły a Twoja praca wymaga raczej interwencji niż nadzoru. 

Kolejne warte wzmianki funkcjonalności to raportowanie czasu pracy na zadaniach i moduł zarządzania obłożeniem pracowników. 

Pierwsza z nich jest kluczowa do rozliczenia projektu i generowania raportów. Rozliczenia dokonać można po wykonaniu zadania, jak i w trakcie, cząstkowo. Pracownicy raportują tylko swój czas pracy, manager może raportować też za swoich pracowników.

Moduł zarządzania obłożeniem zaś pozwala uniknąć chaosu w planowaniu zadań pracowników. W widoku modułu zobaczysz listę pracowników oraz ich procentowe obłożenie pracą w danym miesiącu. Możesz tu też zabukować sobie, w ujęciu procentowym, czas pracy potrzebnego Ci pracownika i nie istnieje zagrożenie, że wraz z innym managerem przypiszecie mu zadania na 2 etaty.

I gdybym chciał się czepiać już tak naprawdę na siłę tu mam jedno, jedyne zastrzeżenie. Asana posiada moduł Workload, na którym w bardzo przystępnej, graficznej formie, zarządzać można obłożeniem czasem pracy. Graficzna wizualizacja pomaga szybciej zauważyć, kto ma za mało a kto za dużo zadań i zmienić to od razu z poziomu modułu. Takiej graficznej wizualizacji nie posiada IC Project. I to by było dosłownie tyle. Żadnych więcej zastrzeżeń.

Ogólnie – jako że IC Project posiada w pełni funkcjonalny moduł finansowy, twórcy postawili wyraźny nacisk na prognozowanie i monitorowanie czasu pracy, żeby moduł ten faktycznie działał i miał sens. 

Co jeszcze? Zapewne milion widoków, zestawień i możliwości, na które trzeba by mini e-booka. Wspominałem już, że pod względem kompleksowego zarządzania projektami w Kanbanie to jeden z najsolidniejszych programów na rynku? 🙂

Elementy HR w IC Project

Każdy z dodanych przez Ciebie pracowników posiada indywidualne konto w IC Project. Po utworzeniu konta pracownik otrzyma powiadomienie na maila.  Administrator systemu decyduje o tym, do jakich obszarów dostęp ma pracownik – dni wolne, finanse itd. Przyznane uprawnienia decydują o tym, co na swoim dashboardzie widzieć będzie pracownik. Tu standardowo jak w każdym z wiodących na rynku programów do zarządzania projektami.

Ciekawostką jest natomiast prosty, ale użyteczny moduł HR. Jeśli pracownik zamierza zgłosić dzień wolny, robi to bezpośrednio w kalendarzu, wypełniając krótki formularz, podając okres wolnego, typ (np. urlop wypoczynkowy) i opisując powód. Formularz zostaje przesłany do działu HR. Osoba odpowiedzialna w dziale HR posiada specjalny moduł do zarządzania absencjami. Widzi wszystkie zgłoszenia, może je akceptować lub odrzucać, co skutkuje przeniesieniem ich do odpowiednich kategorii. Wnioski można też anulować. Przy każdym pracowniku widnieje informacja, ile dni wolnych ma do dyspozycji w roku bieżącym, ile przeniesiono z roku poprzedniego, ile dni wykorzystał, a ile pozostaje dostępnych. 

Raportowanie IC Project

To nie jest Jira i nie pracuje się tu w Scrumach, z milionem różnorodnych raportów postępu. W związku z tym masz tu do dyspozycji szablony raportów:

  • Finansowości projektów
  • Raportu projektowego
  • Raportu czasowego
  • Nakładu czasu pracowników
  • Spotkań
  • Obłożenia pracowników
  • Urlopów

Co w zupełności powinno wystarczyć.

CRM IC Project

Każdy projekt w IC Project przypisany jest do konkretnego klienta, a wynika to z faktu, że w skład narzędzia wchodzi też prosty, projektowy CRM. Nie posiada on wszystkich satystyk i funkcjonalności CRM sprzedażowego, nie taki też jest jego cel. 

Moduł oprócz opisu i danych kontaktowych, pozwala przypisać do klienta opiekunów. Są też osoby kontaktowe ze strony klienta. Kiedy mówiłem o włączaniu klienta jako współpracownika w projekcie, chodziło właśnie o nie. Osoba kontaktowa dostaje swoje, ograniczone uprawnienia do pracy w Twoim IC Project. Niestety liczy się to jako licencjonowane stanowisko, za które trzeba zapłacić.  

Do każdego klienta dołączony jest notatnik. Wpisy w nim możemy dodawać do konkretnych projektów lub zadań. 

Esencją CRM jest jednak historia projektów zrealizowanych z danym klientem. Z doświadczenia wiem, że wracając po czasie do zrealizowanych projektów, najłatwiej namierzyć je wyszukując po kliencie. W pewnym ograniczonym stopniu może to też służyć celom sprzedażowym, gdyż masz przecież wszystkie raporty finansowe z wykonanych dla niego prac. Jeśli, na przykład, wszystkie realizowane dla niego projekty kończyły się pod lub ledwo nad kreską, wiesz, jakiego telefonu nie odbierać :).

Na koncie klienta pojawiają się też wszystkie wydarzenia z jego udziałem z Kalendarza oraz wszystkie dokumenty.

W tym faktury.

Wszystko kończy się na fakturze – w firmie i w IC Project

Jak wiadomo, projekt nie kończy się wraz z akceptacją zaproponowanych rozwiązań przez klienta. Nawet nie a chwilą wdrożenia. Z biznesowej perspektywy kończy go wystawienie faktury. A właściwie jej zapłata :).

W IC Project wystawisz zarówno fakturę VAT, jak i pro forma. Faktury przypisane zostają automatycznie zarówno do klienta, jak i projektu, gdzie można je oczywiście podejrzeć.

Faktury wysyłać do klienta możesz z poziomu systemu. Co więcej, system przypomni Ci automatycznie o terminie płatności :).  Wystawione faktury możesz przeglądać w pryzmacie różnorodnych filtrów oraz eksportować. 

A jak to wszystko wygląda?

Jeśli dotarłeś do końca, masz pewnie wrażenie przytłaczającego ogromu IC Project. Nic z tych rzeczy, program daje olbrzymie możliwości, jednak nie jest pod żadnym względem przytłaczający.  Na początku zaskoczył mnie nieco wybór identyfikacji wizualnej narzędzia, do złudzenia przypominającej starego, “niebieskiego” Facebooka. Ale czy to w czymkolwiek przeszkadza? Absolutnie nie, większość użytkowników poczuje się jak w domu. 

User Experience jest zaś po prostu… przyjemne. Zapoznając się z możliwościami programu, dopiero po pewnym czasie zdałem sobie sprawę, że właściwie nie dostrzegam interfejsu, zaś podążanie od czynności do czynności odbywa się całkowicie intuicyjnie. Po części wynika to z obeznania z logiką programów do zarządzania projektami, co widać było, gdy czasem z transu wytrącały mnie unikalne funkcjonalności, jak monitorowanie postępu. W głównej mierze jest to jednak zasługa projektantów, którzy potrafili spiąć właściwie kilka programów w jeden spójny, intuicyjny interfejs. 

Plany IC Project 

IC Project idzie szeroko, proponując plany współpracy wszystkim podmiotom rynkowym, od małych startupów po korporacje.

Plan Startup jest darmowy – jak podkreślają twórcy, na zawsze :). Są tu jednak tylko 3 licencje użytkowników, można  prowadzić 5 projektów. Nie skorzystasz jednak z wykresów Ganta, brak zarządzania budżetem i fakturowania a dysk na załączniki to tylko 100MB. Można za to bez ograniczeń zarządzać obłożeniem pracowników. Dobre, żeby obyć się z interfejsem? 

Dużo bardziej interesująco wypada plan Small. Twórcy znoszą tu limit projektu i udostępniają tu już wszystkie możliwości produktu! Koszt to 49 Euro miesięcznie, licencja obejmuje 10 użytkowników, dysk to 5GB.

Kolejne plany to już właściwie jedynie więcej użytkowników i miejsca na dysku. Plan Business kosztuje 70 Euro miesięcznie, licencja na 25 użytkowników, dysk 15GB. 

Plan Enterprise to koszt 99 Euro miesięcznie, 50 użytkowników i 20GB dysku.

Choć plan Startup nic nie urywa, to już plan Small jest np. o połowę tańszy niż pierwszy płatny plan Business Class w Trello, czyli konkurencyjnym narzędziu do zarządzania projektami z Kanbanie. W dodatku daje dostęp do wszystkich możliwości programu, w tym zarządzania finansami, HR i CRM!  Pricing stosowany przez IC Project jest klarowny, limity w poszczególnych planach dotyczą jedynie ilości licencji i miejsca na dysku, za co pochwała twórcom.