Produktywność to, w uproszczeniu, stosunek wypracowanej wartości do zaangażowanych zasobów. Jak być produktywnym angażując mniej pracy? Cóż, trzeba zwiększyć zaangażowanie innych środków. Na przykład narzędzi. Na szczęście, w większości darmowych! W tym artykule przedstawiam kilka przykładowych narzędzi wspomagających produktywność.

W przepastnych głębinach internetu znajdziesz z pewnością setki, jeśli nie tysiące, aplikacji wspierających produktywność na różne sposoby i w różnorodnych obszarach. Jedne pokazują, jak być produktywnym, wspierając w organizacji czasu pracy, inne w wykształceniu przydatnych nawyków lub w skupieniu na pracy. 

W kolejnych artykułach przybliżę wiele z nich. Teraz jednak kilka przykładów niewielkich aplikacji, które pozwolą Ci zaoszczędzić sporo czasu na żmudnych czynnościach, które być może do tej chwili wydawały Ci się niezbędne.

Clockify

Shift

Regular Breaks

Calendar

Hootsuite

Hellosign

Zapier

Clockify

Jak być produktywnym, jeśli nie wie się, ile czasu zajmują nam nasze zadania? Clockify to aplikacja time trackingowa. Programy tego typu pozwalają na mierzenie i zapisywanie czasów dowolnych czynności, jakie postanowimy za ich pomocą zbadać. 

Aplikacja jest bardzo prosta w obsłudze. Wpisujesz nazwę czynności, którą właśnie rozpoczynasz i naciskasz przycisk start. Od tej chwili Twój czas mierzy stoper. Kończysz, naciskasz stop, gotowe. 

Oczywiście nic by Ci to nie dało, gdyby nie system zapisywania czasów poszczególnych czynności i podział na projekty, do których są przypisane, zespoły czy Klientów. Aplikacja generuje przejrzyste raporty w formie wykresów, na których jak na dłoni zobaczysz:

  • Ile czasu udało Ci się prześledzić w danym tygodniu
  • Jakie czynności zajęły Ci najwięcej czasu
  • Na jaki dzień tygodnia przypadła największa ilość pracy
  • Ile z tego czasu pracy faktycznie podlega rozliczeniu

Pamiętaj, to wszystko z podziałem na poszczególne projekty, Klientów i członków zespołu. Dzięki temu możesz nie tylko podkręcić własną wydajność do olimpijskiej formy, redukując ilość nierozliczalnego czasu pracy czy ogólną ilość roboczogodzin. Możesz w ten zbudować ranking rentowności swoich Klientów, porównując czasy pracy nad takimi samymi czynnościami (np projektowanie graficzne) do uzyskanych dochodów. Tym samym, aplikacja łatwo może stać się busolą Twojej strategii biznesowej i poprawić Twoją wydajność w skali strategicznej.

Jeśli dodasz do tego podział na projekty oraz, gdy posiadasz swój zespół, jego członków, otrzymujesz ocenę 360 rentowności wszystkich działań podejmowanych w każdym aspekcie przez każdego pracownika w każdym projekcie. Nic tylko obserwować, optymalizować i cieszyć się coraz sprawniej działającym mechanizmem jakim jest Twoja firma lub działaność freelancerska.

Na koniec wisienka na torcie – Clockify to aplikacja całkowicie darmowa!

Shift

Znasz te piękne chwile o poranku. Zasiadasz do komputera i zaczynasz włączać po kolei wszystkie potrzebne Ci aplikacje. Jedna po drugiej. Logujesz się na konto, np Gmail, Twoje osobiste. Otwierasz kolejną zakładkę, logujesz się na konto firmowe. Jest jeszcze trzecie konto, z innej firmy z którą współpracujesz a w kolejce czekają następne. Gdzieś w tle odpala się Slack. Mijają minuty. Nic jeszcze nie udało Ci się zrobić, za to zdążyło Ci się wszystkiego odechcieć.

Odpowiedzią na Twoje bolączki jest Shift :). Aplikacja stanowi połączenie używanych przez Ciebie na co dzień kont email, dysków sieciowych kalendarzy i aplikacji w ramach jednego interfejsu. Po zdefiniowaniu swojego konta w Shift, odpalając aplikację odpalasz wszystko, co jest Ci potrzebne w codziennej pracy. I wszędzie jesteś zalogowany. Sielanka. Pomiędzy kontami mailowymi i aplikacjami przełączasz się korzystając z lewego bocznego menu. Dyski i kalendarze spięte z kątem wyświetlają się w prawym górnym górnym rogu. A jeśli będzie trzeba, bez problemu skorzystasz też z wbudowanej wyszukiwarki.

 Jak być produktywnym z Shift?  Oprócz oczywistej korzyści, wynikającej z oszczędności czasu, jest pewien efekt uboczny. Shift nie jest przeglądarką i od razu wrzuca Cię w środowisko pracy. Dzięki temu gładko wchodzisz w nowy dzień, unikając pułapki odpalanie sobie stron z newsami w czasie, kiedy logujesz się do swoich kolejnych kont :).

Minusy? Nie wszystkie wspomniane funkcje znajdują się w planie darmowym. Shift ma 3 plany, jeden darmowy i dwa płatne

W planie darmowym niestety nie poszalejesz. Możesz zintegrować z Shift 2 konta email. Do tego tylko jedno konto aplikacji i współdzielone przestrzenie robocze, powiadomienia, zaś maile (nie wszystkie) będą nosiły oznaczenie Sent via Shift. Trochę ciasno. Dobre dla niewielkiej działalności freelancerskiej.

Plan Advanced to koszt 99.99 USD rocznie, tutaj cieszyć się będziesz nielimitowaną ilością kont mailowych wraz Usługami Google oraz w aplikacjach, wyciszanie powiadomień, rozszerzenia Chrome, wyszukiwarka.

Plan Shift for Teams dodaje do tego Dahsboard do zarządzania zespołem i skonsolidowane rachunki.

Regular breaks

O tym też nie zapominają twórcy aplikacji – jak być produktywnym, jeśli się nie odpoczywa? Pomysł, że ktoś może zapomnieć o odpoczynku tylko w pierwszej chwili wydawać może się śmieszny. Nigdy nie zdarzyło Ci się zasiedzieć nad projektem? Przecież można to odespać następnego dnia …

No właśnie. Przypominając Ci o przerwach, aplikacja pomaga Ci utrzymać regularność. Sprinty i crunch przed deadline’ami bywa nieunikniony, jednak niekontrolowany rollercoaester pełen szczytów pracowitości i dna wymęczenia potrafi być w skali już miesiąca rujnujący. 

Regular breaks nie jest nawet aplikacją. To strona internetowa, na której definiujesz, czy przypomnienia mają pojawiać się codziennie czy też w krótszych cyklach, np kilkudziesięciu minut. I tyle. Mała rzecz a zwraca uwagę na istotną kwestię dotyczącą wydajności. 

Calendar

Z reguły każdy z nas ma jeden kalendarz, np w ramach konta Google. I następny w aplikacji do zarządzania zadaniami. I jeszcze jeden w innej aplikacji … Po pewnym czasie w każdym z nich znajdziesz zaplanowane kolidujące ze sobą aktywności. 

Rozwiązaniem tego problemu postanowili zająć sie twórcy aplikacji Calendar. Odpowiadając na pytanie, jak być produktywnym, podeszli do sprawy od strony unifikacji wszystkich kalendarzy na kontach i w aplikacjach, udostępnienia jednego widoku dla całego zespołu gdzie każdy, w sposób widoczny dla innych, określa swoją dostępność. Nie tylko oszczędzisz w ten sposób czas na pisanie maili czy innego rodzaju wiadomości do całego zespołu i umawianie się. Takie rozwiązanie automatycznie zapobiega ustawieniu kolidującym ze sobą wydarzeniom. O dostępności informujesz wysyłając specjalny link ze swoim grafikiem.

Twórcy aplikacji chwalą się, że jej wartość dla Ciebie będzie wzrastała z czasem z uwagi na zastosowane mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Ucząc się Twoich nawyków, ma coraz skuteczniej wspierać Twoją produktywność. Ciekawe są też opcje analityczne, dzięki nim dowiesz się np. w jakiej porze dnia udaje się przeprowadzić najwięcej spotkań. 

Twórcy Caledar rozróżniają potrzeby użytkowników indywidualnych i zespołów, co bardzo się chwali. Dla jednych i drugich przygotowali plany darmowe oraz płatne.

W darmowym planie Basic połączysz kalendarze ze wszystkich swoich kont i wygenerujesz dwa linki ze swoim grafikiem, który udostępnisz gościom. Gości może być do 10. Już w tym planie otrzymasz podstawowe funkcje analityczne.

Plan Pro w cenie 8 USD miesięcznie, które zapłacić musisz dopiero po 30 dniowym trialu, otrzymasz nielimitowaną ilość linków z wersjami swojego grafika, maksymalna ilość gości wzrasta do 200. Twórcy obiecują, że niedługo dojdą do tego zaawansowane funkcje analityczne.

Darmowy Basic Teams przeznaczony jest dla 2 – 10 użytkowników, mogą być to użytkownicy indywidualni lub zespoły. Każdy z nich otrzymuje dwa linki do swojego grafika. 

Pro Teams rozszerza ilość użytkowników do 200. Każdy z nich wygenerować może nielimitowaną ilość linków do swoich grafików. Koszt planu to 6 USD miesięcznie.

W obu planach dla zespołów twórcy również obiecują szybkie wprowadzenie zaawansowanych narzędzi analitycznych. 

Hootsuite

Jak być produktywnym w social mediach – miejscu, gdzie niemalże z definicji tracimy czas? Cóż, dla niektórych z nas social media to przynajmniej część pracy, jeśli nie główny obowiązek. Próbując przykuć uwagę interesariuszy na Facebooku, Twitterze, Instagramie, YouTube i Linkedin spędzimy jednak sporo czasu, przedzierając się przez ich natywne interfejsy. Tylko po to, aby w efekcie umieścic tam dokładnie taką samą w zasadzie informację. Jak być produktywnym w social mediach?

Twórcy Hootsuite stworzyli aplikację umożliwiającą zarządzanie kontami na wyżej wymienionych platformach w ramach jednego UI, bez logowania się do każdej osobno. Z poziomu aplikacji możesz nie tylko umieszczać posty, bez problemu odpowiesz też na komentarze.A skoro mowa o umieszczaniu, to niekoniecznie musisz robić to ręcznie za każdym razem. Podobnie jak w natywnym Facebooku, możesz stworzyć tu plan obejmujący nawet setki wiadomości, na następny tydzień, miesiąc lub nawet trzy miesiące. Hootsuite pozwala więc zautomatyzować ogromną ilość czynności, jeśli tylko specyfika Twoich publikacji pozwala na tak dalekosiężne planowanie. 

Hootsuite posiada niestety jedynie plany płatne. Professional umożliwia integrację 10 profili 1 użytkownika, koszt to 19 USD miesięcznie. W planie Team  działać może 3 użytkowników na 20 profilach za 99 USD miesięcznie. Plan Business, dla 5 – 15 użytkowników, umożliwia obsługę 35 profili miesięcznie. Plan Enterprise układany i wyceniany jest indywidualnie. Żaden z planów nie wprowadza limitów na ilość planowanych postów, co warto zapisać na plus. 

Hellosign

Zaoszczędzić czas można na wszystkim. Jak być produktywnym podczas … podpisywania? Tak, tu też można wprowadzić usprawnienia. Aplikacja Hellosign ułatwia składanie prawnie wiążących podpisów elektronicznych. Dodatkowo zapewnia bezpieczną bazę do przechowywania takich dokumentów. 

Wypróbować Hellosign można za darmo. Pełne użytkowanie możliwe staje sie jednak dopiero w planach płatnych.

Podstawowy HelloSign w cenie 13 USD miesięcznie umożliwia składanie podpisów, zapewnia integrację z Dropbox, Google i innymi aplikacjami, oferuje szablony, umożliwia też stworzenie papieru firmowego. 

W planie HelloSign Enterprise za 24 USD miesięcznie możesz mianować administratorów, otrzymujesz opcję masowej wysyłki dokumentów oraz integrację z rozszerzeniami Salesforce i CPQ. 

HelloSign API stworzony został, zgodnie z intencjami wyrażanymi przez twórców, specjalnie na potrzeby programistów. Co oferuje? Możesz korzystać z podpisów osadzonych na stronie internetowej, platformie lub aplikacji. Dopiero w tym planie też pozbyć można się dopisku “Technologia HelloSign”.

 Zapier

Na koniec prawdziwe turbo. O ile przedstawione powyżej programy skupiają się na integracjach UI lub ułatwiają niszowe, choć ważne na co dzień funkcje, Zapier to prawdziwy kombajn, który pozwoli Ci zaoszczędzić godziny każdego tygodnia.

Jak być produktywnym w trakcie wykonywania powtarzalnych czynności? Zautomatyzować je! Tak działa Zapier:

  • Łączy ze sobą nie zintegrowane aplikacje w systemie bodziec – akcja.
  • W sposób automatyczny wykonuje na nich zdefiniowane przez użytkownika łańcuchy zadań.

Stworzenie połączenia bodziec – akcja twórcy nazwali Zap. Trudno te słowo właściwie  przetłumaczyć, niby oznacza zastrzelić, ale popularnie określa się w ten sposób magiczny gest, strzał palcami, który wywołuje natychmiastowy efekt.

Przykładowo – właśnie zakończyła się Twoja rozmowa z Klientem, który wyraził zainteresowania Twoją usługą. Wpisujesz więc jego dane kontaktowe do, powiedzmy, arkusza Google. Następnie wypadało by wysłać mu maila powitalnego, przekazać komuś w firmie odpowiedzialność za kontakt itd. Normalnie wszystkie te czynności wykonuje się ręcznie i tu wkracza Zapier.

Uruchamiasz Zapier i tworzysz łańcuch zadań, który służył Ci będzie od tej chwili jako zautomatyzowana procedura przy takich czynnościach. Jako bodziec ustawiasz wpisanie do arkusza Google nowej pozycji. Jako akcję na ten bodziec wysłanie maila powitalnego do klienta przez Gmail. Zapier pobierze adres email z arkusza. W ramach UI Zapier napiszesz nawet treść maila i wybierzesz, skąd program ma pobrać imię, które podstawi na początku. Następną akcją będzie np powiadomienie o pojawieniu się nowego kontaktu dla Twojego handlowca w firmie powiadomienia przez Slack. I tak dalej, w zależności, jakie dalsze czynności przewiduje Twoja procedura.

Jednym słowem, jeśli mądrze poukładasz sekwencje czynności w różnorodnych aplikacjach, których Zapier integruje ponad 1500 (sic!), możesz wykonywać wszystkie czynności administracyjne jednym kliknięciem. Zaoszczędzisz ogromną ilość czasu, tym większą, im więcej powtarzalnych czynności wykonujesz na co dzień. I o niczym nigdy nie zapomnisz. A właściwie możesz zapomnieć o wszystkim. Zap!

 Zapier posiada aż 5 planów, w tym pierwszy darmowy. W planie Free szczególnie nie poszalejesz, nada się dla freelancera, nieskrępowanego przytłaczającą ilością procedur. W miesiącu wykonasz 100 zadań. Ustawisz 5 zapów czyli procedur, będą one jednak tylko jednostopniowe. Program będzie przeprowadzał update, czyli sprawdzał, jakie zadania ma do wykonania, co 15 minut. 

Plan Starter kosztuje 19.99 USD miesięcznie. Limit zadań w miesiącu wynosi tu już 750. Ilość zapów 20. Mogą być już one wielostopniowe. Plan przewiduje integrację z 3 aplikacjami Premium, filtry, fortmatowanie, połączenia przez Webhooks, czyli wpływanie na zachowanie aplikacji poprzez niestandardowe wywołania zwrotne. Aplikacja wciąż będzie przeprowadzała update co 15 miunt.

W planie Professional czas update’u skraca się do 2 minut. 2000 zadań w miesiącu wykonasz w nielimitowanej ilości zapów. Zniesiony zostaje też limit integracji z aplikacjami Premium. Pojawia się możliwość Auto Replay oraz całkowicie spersonalizowane ścieżki logiczne, a więc bodźce i reakcje zapów. Koszt to 49 USD miesięcznie.

Następny plan to Team. Czas update skraca się do 1 minuty, pojawiają się opcje współpracy, jak zespołowe połączenie aplikacji czy współdzielone przestrzenie robocze. Limit zadań to 50 000. Koszt 299 USD miesięcznie.

Wreszcie opcja dla dużych podmiotów. Plan Company to 100 000 zadań w miesiącu oraz zaawansowane opcje administracyjne w cenie 599 USD miesięcznie.

2 komentarze

  1. Nice, większości nie znałem, także trzeba przetestować. Calendar od googla mega się przydaje.

    • Super!. W przygotowaniu artykuł o apkach trenujących dobre nawyki. Też znajdziesz ciekawe rzeczy. Na przykład możesz zasadzić drzewo nie używając telefonu. Brzmi dziwnie. Ale tak to działa 🙂

Write A Comment