Praca wirtualnej asystentki to właściwa organizacja czasu, wprowadzanie granic pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, urządzenie sobie domowego biura, tworzenie list i priorytetów, używanie właściwych narzędzi … poradniki, które o tym mówią, łatwo w sieci znajdziecie. Listy porad i lifehacków, z reguły o dość ogólnym charakterze. My podeszliśmy do sprawy inaczej.

Te wszystkie zestawienia, jakie można zobaczyć w sieci, są oczywiście bardzo przydatne. Wynikają z doświadczenia piszących i z pewnością stosowanie zawartych w nich porad w codziennej pracy wirtualnej asystentki. Odnoszą się one jednak dość ogólnie do tego, co i jak należy robić. My, po nawiązaniu kontaktu z kilkoma przedstawicielkami zawodu, zauważyliśmy istnienie konkretnych problemów, z naszego podwórka, których porady te nie adresują. Wybraliśmy takie, dla których jesteśmy w stanie zaproponować jakieś rozwiązania. 

Klient nie jest gotów do pracy z wirtualną asystentką 

Przypytując nasze rozmówczynie, stawialiśmy na to, że wirtualna asystentka może napotykać trudności we współpracy z własnym zespołem, niezrozumienie specyfiki pracy i potrzeb ze strony przełożonych itd.  Wielkim zaskoczeniem wydało nam się więc, że jednym z największych problemów, jakich nastręcza praca wirtualnej asystentki, często okazuje się komunikacja z klientem, w szczególności jej techniczny aspekt. Jaka jest tego przyczyna?

Wyjaśnienie jest w sumie banalnie proste. Skoro jakaś firma decyduje się już na zatrudnienie wirtualnej asystentki, to z reguły ma już doświadczenie w pracy zdalnej. Nierzadko funkcjonuje w systemie pracy zdalnej w całości, od samego początku. Nic dziwnego, że dla wszystkich członkowie zespołu system taki wydaje się naturalny jak powietrze.

Dla klienta – już niekoniecznie.

Praca wirtualnej asystentki to, w dużej części, kontakt właśnie z nim. Po stronie klienta z doświadczeniem w pracy zdalnej może być już różnie, co uwidacznia się z całą jasnością właśnie w trakcie pandemii. Przedtem do kontaktu z wirtualną asystentką klient miał wydelegowanego pracownika, swoistego specjalistę od zdalnej współpracy. Obecnie po stronie klienta na pracę zdalną przeszła duża część zespołu, jeśli w ogóle nie wszyscy, i każdy właściwie powinien posiadać zestaw podstawowych umiejętności zdalnej współpracy, choćby w dziedzinie komunikacji. 

Tak niestety nie jest, co potrafi mocno utrudnić pracę wirtualnej asystentki. Członkowie zespołu klienta mają problem w komunikacji nie tylko z nią, ale nawet między sobą. Nie znają nie tylko specyfiki, dobrych i złych nawyków w komunikacji zdalnej. Często nie znają nawet podstawowych narzędzi, gubią się w obsłudze aplikacji i popełniają błędy, o których doświadczeni “zdalni” zdążyli już zapomnieć. Jak sobie z tym poradzić?

Rozwiązanie

Przygotowując się do współpracy z nowym klientem, przeprowadzasz zapewne onboarding, czyli proces wprowadzania go w zasady współpracy, produkt lub usługę tak, aby krok po kroku i bez nieprzyjemnych niespodzianek,przedstawić mu, w jaki sposób Twoja firma pomoże mu osiągnąć cele, dla których zdecydował się na podjęcie współpracy. 

Jeśli Twój klient przechodzi na pracę zdalną, przejmij inicjatywę i przeprowadź z nim drugi onboarding. Mówiąc wprost – wykonaj część pracy za swojego klienta. Poświęcisz na to mniej czasu i wysiłku, niż dostosowując się do panującego po jego stronie chaosu. Poza tym to jest w sumie Twoje zadanie. Make life easier :). Możesz to klientowi przedstawić jako pewną wartość – skoro to Twoja firma specjalizuje się w pracy zdalnej, Ty pomożesz klientowi w migracji na ten system tak, aby Wasza dalsza współpraca przebiegała gładko i bez zakłóceń.

Zbierz informacje na temat urządzeń i programów, jakimi posługują się wszyscy pracownicy klienta, z którymi będziesz się komunikować. Dysponując tą wiedzą, możesz dobrać dla nich optymalny, prosty w obsłudze program do prowadzenia videocalli, do większych telekonferencji, komunikator typu Slack itd. 

Rozpisz skróconą instrukcję obsługi tych programów w dokumencie onboardingowym, przygotuj, jeśli trzeba, checklisty tematów. Na koniec przeprowadź próbne rozmowy.

Tak, brzmi, jak całkiem sporo. Jednak będziesz w pełni panować nad efektem. A przecież praca wirtualnej asystentki polega na tym, żeby panować nad sytuacją, prawda? )

Umykające informacje

Z naszych rozmów wynikło również, że problemy, które ewentualnie mogą wystąpić w zespole, nie leżą w kwestii narzędzi czy świadomości, ale wynikają wprost z natury pracy zdalnej. Dotyczą relacji międzyludzkich, a konkretnie drobnych na pozór, jednak w praktyce bardzo znaczących informacji, którymi ludzie w komunikacji twarzą w twarz emanują na wiele sposobów, a które w warunkach interfejsu programów takich jak Zoom mogą zostać niezauważone. 

Specyfika działania programów do wideokonferencji polega na pokazywaniu w centrum ekranu osoby aktualnie mówiącej. To na niej skupiamy wzrok. Jeśli przydziela zadania innym uczestnikom rozmowy, to niekoniecznie widać reakcje tych innych uczestników. Podczas spotkania w sali konferencyjnej nietrudno jest wyłowić drobne oznaki niezadowolenia lub niezrozumienia. Nawet najlepszy program do wideokonferencji tego nie umożliwia. A przecież praca wirtualnej asystentki polega między innymi na zapewnieniu pełnego i niezakłóconego przepływu informacji, w tym na wyjaśnianiu wszelkich nieporozumień.

Rozwiązanie

Nie wiemy, jak Ty radzisz sobie z takimi sytuacjami. Być może masz swoje, sprawdzone sposoby. My w Zdalniku staramy się po prostu nie udawać, że współpraca zdalna niczym nie różni się od tej w biurze. 

Praca wirtualnej asystentki to przede wszystkim znać swój zespół. Jeśli tak jest, zdajesz sobie zapewne sprawę, jakie zadania ktoś wyjątkowo lubi, do jakich nie ma predyspozycji itd. Podczas wideokonferencji, warto wynotować sobie, kogo o co dopytać – a później nie obawiać się zadawać pytań. Czy na pewno wszystko jasne? Czy to jest dla Ciebie ok, bo nie widziałam Twojej reakcji na Zoomie, a może masz jakieś zastrzeżenia? Szczere postawienie sprawy na pewno nie zaszkodzi, w końcu wszyscy zdajemy sobie sprawę z ograniczeń technologii.

Następna zasada, którą podpowiedziała nam jedna z rozmówczyń to, że liczy się tylko to, co zostało zapisane. Brzmi trochę okrutnie? Jakieś granice warto sobie jednak postawić. Wyjaśnienie wątpliwości, dopytanie po telekonferecji i późniejsze zapisanie ustaleń sprawi, że wszyscy członkowie zespoły stoją na tym samym gruncie. 

Nie będziemy tu podpowiadać, w jakich programach do zarządzania projektami można robić notatki przy zadaniach itd.,  bo można robić to w każdym szanującym się programie. Każda z Was posługuje się przy tym swoimi narzędziami.

Opór materii a praca wirtualnej asystentki 

Właściwie nie jest to problem unikalny dla tego zawodu, jednak jedna z Was zaproponowała tu rozwiązanie genialne w swojej prostocie.

Chodzi o stary jak świat, znany w każdej organizacji problem z reakcją na zmianę. Z jakichś powodów ludzie nieszczególnie dobrze przyjmują zmiany, niezależnie od tego, czy sa to zmiany w organizacji pracy, czy też w proponowanych narzędziach. To, co nowe, budzi początkowo opór struktury, choć w dłuższym okresie z reguły przyjmuje się, a stare rozwiązania wydają się w porównaniu toporne.

Rozwiązanie

Test tygodnia! Takie właśnie rozwiązanie w codziennej pracy wirtualnej asystentki stosuje jedna z naszych rozmówczyń. Kiedy wprowadza jakieś nowe rozwiązanie, od razu przekazuje informację, że będzie ono testowane przez tydzień. W ten sposób poddaje rozwiązanie faktycznej ocenie przez czas dostatecznie długi, by opór materii zdążył wygasnąć, a jego miejsce zajęła racjonalna ocena. Ponoć działa w zdecydowanej większości wypadków! :).

A Ty? Masz jakieś specyficzne problemy, z którymi się zmagasz, lub unikalne rozwiązania? Daj znać w komentarzu!