Zastanawiasz się, czy faktycznie warto wynajmować kosztowną przestrzeń biurową, aby Twoi pracownicy wykonywali zadania, które mogą w sumie realizować z domu. Trapi Cię mała ilość specjalistów w okolicy, koszty relokacji przerastają możliwości budżetu, coraz więcej czytasz o pracy zdalnej i nagle… …nadchodzi epidemia i organizacja pracy zdalnej przestaje być kuszącą perspektywą na jutro i staje się koniecznością dnia dzisiejszego. Dowiedz się, jak powinna wyglądać praca zdalna w firmie i jak ją wprowadzić.

1. Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na pracę zdalną

Jest całkiem możliwe, że Twoja firma przygotowana jest do przejścia na pracę zdalną dużo lepiej niż myślisz. Jeśli przedmiot działalności firmy polega na przetwarzaniu i wymianie informacji, już właściwie pracujesz w sieci. Czy pracownicy nie używają komunikatorów? Czy pracownicy nie wysyłają i tak plików na serwer a nad utrzymaniem porządku nie czuwa project manager? Już pewnie zresztą pracujesz korzystając z jednej z wielu dostępnych usług cloud. Podejdź do sprawy syntetycznie i sprowadź pracę do pewnych kategorii czynności np.:

  • Indywidualna praca na plikach z użyciem oprogramowania.
  • Przesyłanie danych.
  • Gromadzenie danych.
  • Prezentacja.
  • Zarządzanie zadaniami.
  • Komunikacja indywidualna.
  • Komunikacja zespołowa.

Prawdopodobnie okaże się, że potrzebne do tego narzędzia informatyczne już stosowane są w firmie, choć raczej incydentalnie, skoro można spotkać się na korytarzu czy też po prostu powiedzieć coś do kolegi przy biurku obok. Stwórz katalog narzędzi, które posiadasz w każdej z tych kategorii. Jeśli w którejś z nich dostrzeżesz braki, szybciej odnajdziesz narzędzia w sieci, jeśli zadasz precyzyjne pytania. Jeśli czegoś po prostu zdalnie zrobić się nie da — patrz krok

2. Określ warunki efektywności pracy zdalnej w firmie.

Zespół zespołowi nierówny. W niektórych branżach członkowie teamu wymieniać muszą dane kilkadziesiąt razy dziennie i jeśli ktoś zaśpi, zatrzymuje cały proces. W innych ludzie wypracowują swoją część niezależnie od siebie a deadline można określić w dniach. Specyfika pracy dyktuje zarówno Twój styl zarządzania, jak i narzędzia konieczne dla efektywnej pracy zespołu. Rozwinięcie w punkcie

3. Określ jakie czynności obejmować może praca zdalna w firmie.

Sporządzoną wcześniej listę zadań, które pełnią Twoi pracownicy, podziel na trzy kategorie:

  1. Pracownicy mogą je wykonywać całkowicie zdalnie.
  2. Pracownicy wykonają je zdalnie jedynie częściowo.
  3. Nie wykonają ich zdalnie.

Zadaj sobie pytanie, czy jest jakiś sposób, aby zadania możliwe do wykonania częściowo zdalnie ukształtować tak, by umożliwić ich całkowitą migrację poza miejsce pracy. Być może wystarczy ich rozbicie, ograniczenie, przekształcenie, może konieczne będzie poszukanie odpowiednich narzędzi wsparcia.

Przemyśl, jaki wpływ na działanie Twojej firmy mają zadania z ostatniej kategorii. Jakie straty powoduje brak ich pracy i w jaki sposób możesz te straty obejść lub zrekompensować. Pomyśl o zadaniach, jakie możesz przypisać w tej sytuacji pracownikom z tej kategorii zadań.

4. Przemyśl swój styl zarządzania w firmie, dobierz narzędzia pracy zdalnej.

Twoje podejście do zarządzania wynika ze specyfiki pracy, jak i ukształtowanych nawyków. Te czynniki wpłyną na to, jak będzie u Ciebie wyglądała praca zdalna w firmie. Czy uważasz, że optymalna będzie praca w atmosferze partnerskiego zaufania? Zadbaj o komfort pracy swojego zespołu, skieruj swój wysiłek na motywację, dbaj o dobrą atmosferę, zachęcaj do wzajemnej komunikacji i zapewnij do niej narzędzia. Daj wyraźnie do zrozumienia, że nie interesuje Cię jak pracują, byle efekty dostarczali na czas. Utrzymuj codzienny, kontakt z członkami zespołu, motywuj i chwal za sukcesy.

Jeśli jednak charakter pracy wymaga od Ciebie nadzoru, od razu zacznij rozglądać się za narzędziami do drobiazgowego zarządzania projektami, stwórz kalendarium spotkań, przemyśl szczegółowo, jak będzie wyglądał dzień pracy każdego członka zespołu, napisz i prześlij wytyczne wszystkim adresatom, następnie stwórz system dziennego raportowania aktywności. Pomocne może okazać się monitorowanie logów.

5. Sformułuj i wyraź swoje oczekiwania co do pracy zdalnej w firmie — od razu i jasno.

Niezależnie od tego, jaki model pracy zdalnej okaże się dla Ciebie optymalny, efektem będą oczekiwania w stosunku do pracowników.

Z całą pewnością od razu należy określić swoje oczekiwania co do systemu pracy, czyli:

  • Godzin.
  • Dostępności.
  • Systemu komunikacji.
  • Zaplanowanych spotkań.
  • Priorytetów i deadline’ów.
  • Czasu odpowiedzi na email.
  • Narzędzi i sposób ich stosowania.

W codziennej komunikacji, staraj się pamiętać, że każdy ma własną definicję pojęć „szybko”czy „dokładnie”. O ile w biurze korekt i wyjaśnień dokonujesz tak szybko, że tego nie zauważasz, to nieporozumienia w pracy zdalnej mogą zniweczyć wysiłki całego dnia, gdy skomplikowany projekt okazuje się do poprawy od podstaw. Wyrażaj się jasno, w mierzalnych, zrozumiałych dla wszystkich kategoriach.

6. Przygotuj zestaw podstawowych narzędzi pracy zdalnej w firmie.

Przemyślenie i przygotowanie sposobu zarządzania zespołem zdalnym masz już za sobą. Czas wybrać narzędzia. Jak wspomnieliśmy w punkcie 1, okazać się może, że wiele z nich już Twoja firma posiada. 

Jeśli jednak brak nie używasz wspólnej przestrzeni dyskowej, brak Ci narzędzi komunikacji lub nie stosujesz informatycznych systemów zarządzania, przeczytaj nasz przegląd tutaj:

Chcesz wybrać optymalne narzędzie zarządzania taskami? Czytaj

O narzędziach komunikacji dla całego zespołu piszemy tu:

Interesuje Cię porównanie programów do wideokonferencji, przeczytaj nasze Zestawienie zdalnik.pl. – narzędzia do wideokonferencji.

7. Zapoznaj się z najnowszymi przepisami regulującymi pracę zdalną w firmie.

Praca zdalna w firmie ma też swoje oblicze prawne. Dobra wiadomość – aby wysłać zespół do pracy z domu nie musisz od nowa podpisywać umów. Przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem i zwalczaniem COVID – 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, pozwalają Ci na zlecenie wykonywania obowiązków wynikających z umowy poza miejscem ich stałego wykonywania.

Pełen tekst ustawy znajdziesz pod tym linkiem.

Zauważ, że ustawa nie określa okresu wykonywania pracy w trybie zdalnym, jednak jej art. 3 przestaje obowiązywać po upływie 180 dni. Czas, na jaki możesz zgodnie z ustawą oddelegować zespół do pracy zdalnej nie może więc wykraczać poza 180 dzień od wejścia przepisu w życie. W ramach tego okresu możesz jednak dowolnie wydłużać lub skracać ten czas. 

Przepisy nie określają formy, w której następuje przekazanie informacji o oddelegowaniu do pracy zdalnej. Oznacza to, że możesz przekazać ją w dowolnej formie, również ustnie lub mailem.

Inną ważna kwestia dotyczy zapewnienia sprzętu do pracy. Zgodnie z przepisami obowiązek ten ciąży na Tobie. Ostatecznie jednak to i tak dla Ciebie rozwiązanie optymalne, w końcu chodzi o bezpieczeństwo Twoich danych.

Skoro jednak ustawa narzuca Ci swoje ograniczenia, przede wszystkim czasowe, przemyśl, czy nie warto wyjść pracy zdalnej naprzeciw i już wykorzystać okazję do zaplanowanego, bezterminowego przejścia na system pracy zdalnej. 

Write A Comment