Choć wideokonferencja i jest z nami od lat, dotychczas naprawdę intensywnie używali jej tylko pracownicy firm międzynarodowych lub, stosunkowo nieliczni, pracownicy zdalni. Obecnie miliony osób na całym świecie, w trybie przyspieszonym, zmuszone zostały do przyswojenia tej formy komunikacji. Chociaż opanowanie narzędzi jest w tym przypadku dość proste, nie oznacza to, że każdy instynktownie wie, jak prowadzić płynne i sensowne wideokonferencje. A nawet – kiedy właściwie to robić. W tym artykule mamy dla Ciebie 7 podpowiedzi, dzięki którym Twoja wideokonferencja przebiegnie płynnie, a dla wszystkich uczestników jasny będzie jej sens.

Informacje zawarte w tym tekście przydadzą się zarówno właścicielom niewielkich firm, jak i zadalnym managerom i asystentom, odpowiedzialnym za organizację spotkań zespołów.

Umawiaj wideokonferencję tylko, kiedy naprawdę trzeba

Przede wszystkim zastanów się, czy, w określonym temacie lub kwestii, w ogóle warto ją zwoływać. Wideokonferencja to doskonały przeszkadzacz, zwłaszcza w przypadku zadań wymagających wyjątkowego skupienia i zanurzenia się w pracy. 

Zapewne, tak czy inaczej, nie zamierzasz organizować wideokonferencji w sprawach drobnych. Jednak nawet w przypadku większych projektów, zastanów się, czy taka forma – angażująca komunikacja synchroniczna – jest rzeczywiście optymalna. Masz dużo do przekazania? Może opisz cały problem i swoją propozycję rozwiązania w punktach, a następnie prześlij współpracownikom np. na Slacka? W ten sposób każda zainteresowana osoba będzie mogła zapoznać się z Twoim opracowaniem, kiedy tylko znajdzie na to czas. Taki sposób komunikacji asynchronicznej zyskuje na popularności i powoli wchodzi do kanonu pracy zdalnej, właśnie przez to, że pozwala zaoszczędzić czas współpracowników.

Kiedy już problem i sposoby rozwiązania zostaną przedstawione wszystkim zainteresowanym w trybie asynchronicznym, wówczas przychodzi czas na dyskusję. Start ważnego, długo przygotowywanego projektu, burza mózgów, określanie strategii – to dobre powody do odrywania współpracowników od zwykłych obowiązków. Wideokonferencja powinna być zwieńczeniem dłuższego okresu przygotowań lub otwarciem czegoś zupełnie nowego. Pracę zespołową w trakcie bieżącego opracowywania rozwiązań lepiej uprawiać w formie komunikacji asynchronicznej.

Oczywiście, wideokonferencja może mieć jedynie dwoje uczestników. W takim przypadku forma ta będzie odpowiednia w sytuacji wymagającej doskonałego zrozumienia również na poziomie emocjonalnym.

Zaplanuj wideokonferencję, określ jej temat, oczekiwany wynik, i poinformuj o wszystkim uczestników

Wideokonferencja zwoływana ad hoc, pod wpływem impulsu, łatwo przerodzić może się w chaos. Połowa uczestników się spóźni, druga połowa nie za bardzo będzie wiedziała, jaki jest temat i zasadniczy problem rozmyje się gdzieś w dygresjach. 

Unikniesz takich problemów, planując wideokonferencję w 2 – 3 dniowym wyprzedzeniem. Dając współpracownikom czas na przygotowania, zminimalizujesz również straty w ich osobistych grafikach. Mając więcej czasu, lepiej rozłożą sobie pracę na najbliższe dni.

Nie musisz – choć możesz – przygotowywać rozbudowanej agendy. Poinformuj jednak, co będzie tematem wideokonferencji i jakie punkty zostaną poruszone w dyskusji. Dzięki temu uczestnicy będą mogli przygotować się merytorycznie do spotkania i wnieść wartościowy wkład, co przełoży się na treść ostatecznych konkluzji.

Skoro jesteśmy przy przygotowaniach, pamiętaj, aby, wraz z informacją o terminie i głównych punktach spotkania, rozesłać uczestnikom przydatne w przygotowaniach linki i dokumenty. Możesz też dołączyć listę pytań, na które odpowiedzi spodziewasz się otrzymać w konkluzji spotkania.  

Wprowadź etykietę wideokonferencji 

Źle przeprowadzona wideokonferencja obnaża wszystkie słabości tego sposobu komunikacji. Niby widzimy i słyszymy wszystkich swoich rozmówców, daleko jednak wideokonferencji do płynności i naturalności spotkania z kubkami kawy w konferencyjnym. Nagle odkrywasz, że nie do końca wiesz, kto teraz zabiera głos, czy skończył, czy też mu przerywasz. Łatwo o sytuację, w której wszyscy zaczynają mówić równocześnie, po czym zalega głucha cisza. Z mikrofonu jednego z rozmówców dobiegają odgłosy remontu u sąsiada, od innego szczekanie psa, trzeci nie włączył kamery i nie wiesz, czy tak zdecydował, czy może ma problemy techniczne i w ogóle stracił połączenie. Wideokonferencja już na starcie przeradza się w chaos.

Przesyłając zaproszenie na wideokonferencję wraz z agendą, warto dołączyć kilka punktów dotyczących dobrych praktyk podczas tej formy spotkania. Z czasem zasady te utrwalą się i będzie można skodyfikować je w formie instrukcji onboardingowej.

  1. Jeśli tylko jest to możliwe, używaj zestawu słuchawkowego z mikrofonem.

Nawet najlepiej dobrana domowa przestrzeń biurowa może nie być odporna na hałasy z zewnątrz lub innych części domu. Mikrofon zainstalowany przy słuchawkach poprawia słyszalność użytkownika i wycina więcej hałasu z tła. W przypadku, gdy któryś z użytkowników zmuszony jest do udziału w spotkaniu w hałaśliwej przestrzeni publicznej, słuchawki są dla niego wręcz nieodzowne.

  1. Jako zasadę przyjmij, że masz włączoną transmisję wideo.

Widząc twarze swoich rozmówców, zdecydowanie lepiej odczytujesz ich emocje i intencje. Zwiększa to też zaangażowanie uczestników. 

  1. Kiedy nie mówisz, wyciszaj mikrofon.

Odgłosy z tła potrafią skutecznie zagłuszyć słowa aktualnie mówiącej osoby wszystkim uczestnikom spotkania. Im więcej uczestników, tym większy poziom szumu. Do tego dochodzą możliwe sprzęgnięcia. Bardzo przydatna zasada, znana dobrze praktykom :).

  1. Postaraj się o odpowiednie oświetlenie swojej twarzy.

Nikt nie chce oglądać czarnego konturu głowy. Nie siadaj tyłem do źródła światła, czyli lamp i okien. Wideokonferencja ma wyraźnie pokazywać twarz, emocje i ich ekspresję.

  1. Odzywaj się, bądź aktywny.

Czasem trudno się przełamać i zabrać głos podczas spotkania, nawet jeśli ma się cenną uwagę. Zachęcaj uczestników do wypowiedzi. Nie tylko prosząc ich o komentarze do wypowiedzi przedmówcy. Na początku spotkania zwróć uwagę, żeby nie obawiali się zabierać głos płynnie, jak w normalnej rozmowie. Wyczucie, kiedy można przerwać rozmówcy, kiedy płynnie wślizgnąć się w rozmowę – to akurat wymaga praktyki, zachęcaj jednak do takich zachowań. Poza tym, programy takie jak Zoom, posiadają opcję zgłaszania chęci zabrania głosu, poprzez powiadomienie o tym moderatora. Nagrywaj spotkanie, jeśli nie wszyscy będą w stanie wziąć w nim udział od początku.

Ta zasada pomaga nadgonić, już po spotkaniu, ważne jego punkty, tym uczestnikom,  którzy nie mogli wziąć w nim udziału od początku lub też zmuszeni byli opuścić je wcześniej, albo zrobić przerwę.

Wyznacz osobę prowadzącą wideokonferencję

A może to Ty właśnie jesteś osobą odpowiedzialną za takie kwestie? W każdym razie prowadzący moderator jest osobą potrzebną. Rolą moderatora jest płynnie przeprowadzić uczestników przez agendę spotkania. Dzięki wywołaniom moderatora nikt nie będzie bał się odezwać ani nie zostanie pominięty. Rozmowa nie odjedzie też na żaden boczny tor i wideokonferencja skończy się konkluzją. 

To właśnie moderator powinien w największym stopniu zaznajomić się z funkcjonalnościami programu do wideokonferencji. Ustawianie kolejki, wirtualne podniesienie ręki – te funkcje zapewnią Ci kontrolę nad przebiegiem spotkania. Przeczytaj nasze zestawienie najpopularniejszych programów do wideokonferencji

Poproś uczestników o przeprowadzenie testu sprzętu i oprogramowania przed wideokonferencją 

Nic tak nie zabija entuzjazmu uczestników, jak walka z problemami technicznymi przez pierwszą połowę spotkania. Znasz wybrany przez siebie program do wideokonferencji. Sporządź więc prostą instrukcję obsługi. W kolejnych krokach poinstruuj, czy dołączenie do rozmowy wymaga pobrania programu, kliknięcia w link, skonfigurowania konta. Wyjaśnij, jak to zrobić. Wyjaśnij, jakie możliwości daje program: czy możliwe jest nagrywanie, przesyłanie plików, jak działa dzielenie ekranu. Gdzie wycisza się mikrofon.

Następnie zachęć wszystkich do przetestowania sprzętu i oprogramowania np na dzień przed telekonferencją. Dzięki temu, nikomu nie zabraknie czasu na usunięcie ewentualnych problemów.  

Zarówno instrukcję, jak i prośbę o test zamieść w zaproszeniu.

Pilnuj czasu podczas wideokonferencji

Spotkania, zwłaszcza, jeśli odbywają się regularnie, powinny rozpoczynać i kończyć się o czasie. Przeciągające się spotkania psują grafik uczestnikom. Są także sygnałem, że agenda nie została ułożona lub przeprowadzona należycie. Rolą moderatora jest więc pilnowanie, aby dyskusja – która, jak wiadomo, może ciągnąć się w nieskończoność – zmierzała “do brzegu”. 

Jeśli wideokonferencja przeciąga się niebezpiecznie, warto zdecydować, czy nie ogólnić nieco agendy. Szczegółowe kwestie pozostawić można do ustalenia później, w trybie asynchronicznym.

Jasno zdefiniuj działania podjęte w wyniku wideokonferencji

Artykuł rozpoczęliśmy od refleksji, czy wideokonferencja to niezbędny środek do osiąnięcia każdego celu. Kończymy zaś konkluzją, że osiągnięcie celu następuje jedynie wtedy, gdy po zakończeniu spotkania wszyscy uczestnicy dokładnie wiedzą jakie działania podjąć i jaki mają termin na ich ukończenie.

Kończąc wideokonferencję, poinformuj uczestników, w jakiej formie i kiedy otrzymają podsumowanie – na przykład w ciągu godziny na takim a takim kanale Slacka czy Teamsa. Zamieść w nim kilkuzdaniowe podsumowanie – co zostało omówione, jaka linia postępowania została przyjęta, jak rozdzielono obszary odpowiedzialności. Lwia część podsumowania powinno jednak jasno, w punktach, precyzować wszystkie następujące po spotkaniu działania wszystkich uczestników.