Niedawno na grupie Wirtualna Asystentka i Przedsiębiorcy – praktyczna wiedza oraz oferty pracy zadaliśmy pytanie, jakich informacji poszukują wirtualne asystentki i o czym chciałyby poczytać na blogu. Tak poznaliśmy Milenę. Ten wywiad jest o tym, co w tej pracy najważniejsze. Dla nas z pewnością będzie dla nas inspiracją do przydatnych artykułów już niedługo!

(Z): Na początek kilka słów o Tobie – kim jesteś, w jakiej branży pracujesz jako wirtualna asystentka?

(MJ): Jestem po trzyletnich studiach School of Ideas na SWPS w Wa-wie, obecnie walczę z pisaniem licencjatu, co skutecznie wstrzymała pandemia. Od pierwszego roku studiów pracuję jako wirtualna asystentka zarządu w firmie konsultingowej IT robiącej też rozwiązania digitalowe dla retailu i e-commerce. Od drugiego roku jestem również project managerem. Zawsze jak ktoś mnie pyta “no dobra, to co ty właściwie robisz” to śmieję się, że jestem: “Vice President of Miscellaneous Stuff” – jak wszyscy wiedzą, w startupach i niewielkich firmach, z płaską strukturą, trudno jest określić jedno stanowisko i się go trzymać 😉

Prywatnie, mam psa – mieszankę doga niemieckiego i wyżła, znalezionego pod jedną z mazowieckich wsi. Większość czasu spędzamy na kanapie albo w lesie. Od 12 lat ćwiczę również sztuki samoobrony – Aikido.

(Z): Jak dowiedziałaś się, że takie stanowisko pracy jak wirtualna asystentka w ogóle istnieje?

(MJ): Szukałam pracy zdalnej i dostałam pracę jako asystentka, nie brałam pod uwagę pracy z biura ze względu na psa i studia stacjonarne. Wtedy fakt, że będę pracować zdalnie, nie wydawał mi się szczególnie dziwny albo inny.

(Z): Czy to Twoja pierwsza praca wirtualnej asystentki?

(MJ): Poniekąd. Zaczęłam trzy lata temu na pierwszym roku studiów. Ale w tym czasie robiłam też parę projektów równolegle na tym samym stanowisku w innych branżach.

(Z): Czy masz doświadczenie jako wirtualna asystentka za granicą? 

(MJ): Nie, aczkolwiek pracuję w Polsce również z klientami zagranicznymi. Zawsze niesamowicie dziwi ich ilość papierkowej roboty jaką robimy 😉 

(Z): Jaka jest specyfika tej pracy? Co jest najtrudniejsze? Zapewne ogromną rolę odgrywa komunikacja. Czy jest ona dla Ciebie trudniejsza, czy to po prostu kwestia narzędzi?

(MJ): Najbardziej specyficzne jest to iż twoją rolą, jako wirtualnej asystentki, jest ułatwianie pracy innym, czyli tak naprawdę zajmowanie się tym, czym nikt inny nie chce – pozornie drobne rzeczy ale wymagające bardzo dobrej organizacji i umiejętności “żonglowania” wieloma zadaniami na raz. To wszystko oczywiście poza innymi znacznie trudniejszymi zadaniami.

Największą rolę odgrywa odpowiedni dobór narzędzi do każdego zadania – najczęściej trzeba przyjmować na raz bardzo wiele informacji, które potem należy przetworzyć, zanalizować i na ich podstawie podjąć kolejne decyzje. Kluczem więc są bardzo dobre narzędzia do notowania i porządkowania wiedzy oraz innych zasobów. Bardzo dużo zadań wymaga głębokich researchów na tematy nowe i nieznane więc umiejętność odpowiedniego uporządkowania wiedzy, zdokumentowania jej, a potem możliwość wracania do niej i przeszukiwania są niezastąpione.

To uporządkowanie przenosi się potem oczywiście na jakość komunikacji, czyli tak naprawdę przekazywanie tej wiedzy dalej, w formie jaka odpowiada odbiorcy. Komunikacja jest nieodłączną częścią pracy wirtualnej asystentki i (chyba) najtrudniejszą z uwagi na to, iż każdy z kim rozmawiasz, wymaga dobrania zupełnie innej metody komunikacji. Często jest tak, że o jednej sprawie rozmawiasz z paroma osobami i każda wymaga przekazania podobnych informacji w zupełnie inny sposób. Dlatego to, co przekazujesz, musisz mieć doskonale przygotowane, żeby skupić się na tym “jak” a nie “co” przekazać.

(Z): Czy pracowałaś jako asystentka również w biurze? Jeśli tak, jakie występują tu różnice – w specyfice pracy, w komunikacji?

(MJ): Tak, pracowałam. Są plusy i minusy jak zawsze. Łatwiej jest wymieniać informacje (mówcie co chcecie, ale rozmowa telefoniczna nigdy nie będzie tak sprawna i szybka jak rozmowa na żywo) i konsultować się na bieżąco ale tym samym dużo łatwiej jest kogoś rozproszyć oraz samemu być rozproszonym. 

Zdalnie pracę robi się szybciej i sprawniej, ale częściej wymaga poprawek związanych z brakiem komunikacji. W biurze robi się wolniej ale za to efekt końcowy rzadziej trzeba poprawiać.

Do tego dochodzi również sprawa osobistych preferencji co do sposobu pracy – ja wolę hybrydowy model. Czyli, w zależności od specyfiki zadania, pracować nad nim osobiście ze zlecającym, bądź zebrać wszystkie informacje przed rozpoczęciem i potem samej bez rozpraszaczy się nim zająć.

(Z): Jak wygląda dzień wirtualnej asystentki?

(MJ): O 10:00 siadam do komputera i o 20:00 od niego wstaję 😉 

Mój akurat pewnie dość nietypowo, bo od zawsze nie jestem w stanie zmusić się do wstania przed 8:00, więc jeśli zależy to ode mnie, to nie zaczynam dnia przed 9:00. Pracuję najczęściej od 10:00, wcześniej nie jestem w stanie się skupić i być produktywną. Dzień jest wypełniony dużą ilością kawy latte i herbaty. Najczęściej z przerwą w trakcie dnia na spacer z psem.

(Z): Jak radzisz sobie z połączeniem pracy i życia osobistego? 

(MJ): Jak każdy, czasem lepiej a czasem gorzej 😉 Plusem jest to, że mogę układać sobie zadania w trakcie dnia według uznania, więc jeśli potrzebuję wolnego wieczoru/popołudnia czy poranka, to nie ma większego problemu aby zrobić na niego miejsce. Z drugiej strony jednak zdarza mi się często pracować zbyt długo i zbyt intensywnie. Jest to coś nad czym na pewno będę pracować i doskonalić cały czas.

(Z): A co z typowymi w pracy zdalnej “przeszkadzajkami” – nie tylko na stanowisku wirtualnej asystentki? Co pozwala Ci zachować dyscyplinę i utrzymać koncentrację? Używasz jakichś aplikacji?

(MJ): Aplikacji typowych do zarządzania czasem nie używam – oprócz spotify do muzyki. Staram się raczej dopasować zadania do swojego ulubionego trybu pracy. Czyli rano zaczynam od rozbiegu: prostych i krótkich zadań, żeby rozruszać głowę, ale też dać sobie poczucie osiągnięcia małych sukcesów, żeby dobrze zacząć dzień. Potem na środek dnia zostawiam sobie dłuższe i trudniejsze zadania, kiedy moja głowa już jest rozruszana i mam najwięcej energii. Wieczorem zajmuję się najczęściej porządkowaniem: porządkuję notatki z całego dnia, upewniam się, że nic mi nie umknęło, sprawdzam, ile zadań udało mi się zrobić i jak zorganizować kolejny dzień.

Próbowałam na początku jakichś aplikacji do zarządzania czasem, które wyznaczają przerwy, interwały ect., ale zauważyłam, że więcej czasu marnuję na ich obsługę, niż zyskuję dzięki ich pomocy. Wolę czas organizować sobie organicznie w zależności od zadań, jakie mam do wykonania, od miejsca, w jakim pracuje oraz od samopoczucia. Jeśli czuję, że mam gorszy dzień to nie zmuszam się do zadań, które wiem, że zrobię słabo, bo i tak potem będę musiała je poprawić. Staram się brać pod uwagę wszystkie czynniki i szukać złotego środka. 

Zdarzają się jednak sytuacje, w których goni mnie termin i siedzę do 2:00 albo 3:00 w nocy, robiąc ostatnie poprawki. Takie też się oczywiście zdarzają – bez nich byłoby nudno 😉 

(Z): Jakich narzędzi używasz na co dzień? Bez czego absolutnie byś sobie nie poradziła? 

(MJ): Moje główne narzędzia w pracy wirtualnej asystentki to wewnętrzne aplikacje Macka: “Notes” do szybkiego notowania, ale też porządkowania wiedzy. Mam wiele folderów a w nich notatki dotyczące researchów, spotkań, pomysłów etc – cała baza wiedzy w jednym miejscu. Natywna aplikacji Macka do maili “Mail” jest jak na razie najlepszą, jaką miałam do odbierania maili z wielu skrzynek pocztowych. Nie ma wielu “ulepszaczy”, na przykład powiadomień albo wbudowanego kalendarza, ale odkryłam, że jej niezawodność, brak błędów oraz świetna wyszukiwarka są znacznie ważniejsze niż inne “wspomagacze”, które w ostateczności można zastąpić innymi aplikacjami. Do przeglądania internetu używam Safari – codziennie używane zakładki mam przypięte, te rzadziej używane w ulubionych. Do pisania oraz plików liczbowych używam “Pages” i “Numbers”. Do organizacji pracy “Memo” oraz “Todoist” – są świetne do szybkiego wrzucania nowych zadań i pomysłów. Nie poradziłabym sobie absolutnie bez “1Password”. Sprzętowo pracuję na MacBook Pro 13’ z 2019 roku, którego również nie wymieniłabym na żaden inny. Jego wielkość jest idealna przy częstej zmianie środowiska pracy. Prędkość działania oraz bezproblemowość również czynią go niezastąpionym. 

(Z): Czy wolałabyś wrócić do biura, czy ten tryb pracy Ci pasuje?

(MJ): Biuro jest fajne pod względem ciszy, spokoju, wygodnego biurka i fotela. Do realizacji długich zadań wymagających skupienia zadań jest bardzo fajne – czasem mi tego brakuje. 

Na pewno, jak już będzie to możliwe, chciałabym sobie zorganizować pracę hybrydowo – mieć obie opcje i móc dobierać je sobie wedle uznania. Nie przeszkadza mi praca w open space, odkąd kupiłam sobie słuchawki z doskonałym wyciszeniem szumów (bardzo polecam Airpods Pro dla tych, którzy często pracują na mieście) dlatego biurko w jakimś coworku w centrum miasta byłoby dla mnie świetną opcją. Korzystałabym z niego w dni kiedy mam spotkania albo muszę coś załatwić na mieście. 

Za to homeoffice jest bardzo fajny, kiedy nie trzeba nic załatwiać na mieście i można cały dzień, bez żadnych “przeszkadzajek”, poświęcić na jedno trudniejsze zadanie wymagające dużego skupienia i koncentracji.

(Z): Co poradziłabyś komuś, kto szuka pracy jako wirtualna asystentka? Gdzie szukać? Jaka cecha charakteru jest w tej pracy najważniejsza?

(MJ): Najważniejszą cechą charakteru jest umiejętność słuchania i cierpliwość. Trzeba pamiętać, że najczęściej na stanowisko wirtualnej asystentki szuka się osoby dlatego, że w firmie pojawia się potrzeba odciążenia kogoś z jego obowiązków, czyli przejęcia ich części, ponieważ np. pojawił się projekt, który znacznie się rozrósł, albo nowy klient. To oznacza, że szuka się osoby, która będzie rozwiązywać problemy, a nie je generować – co przekłada się na cały proces rekrutacji. Starajmy się zawsze podczas szukania pracy mieć postawę rozwiązywania problemów i proponowania rozwiązań, nie ich generowania.