Utrzymanie kontaktu z klientami, przepływu informacji i poczucia więzi pomiędzy członkami zespołu,  zarządzanie bieżącymi zadaniami, wywiązywanie się z terminów – w warunkach pracy zdalnej w tych obszarach będziesz potrzebować wsparcia narzędzi informatycznych. Ten artykuł przybliży Ci zasady pracy zdalnej i narzędzia, dzięki którym bez problemu utrzymasz kontrolę nad firmą z domu.   

Zasada 1. Zapewnij możliwość pracy zdalnej na tych samych plikach. Wszystkim, równocześnie. 

Przesyłanie sobie kolejnych plików doc czy też zestawień w Excelu to groźba pominięcia ważnych edycji lub zagubienia aktualnych wersji. Uniknij nieporozumień.

Jeśli chodzi o zasady pracy zdalnej, to podstawa. Łatwe do utrzymania w warunkach biurowych procedury przesyłania i zatwierdzania kolejnych wersji dokumentów, w realiach pracy zdalnej szybko mogą okazać się bardzo trudne do weryfikacji. Jeśli Twoja firma jeszcze nie przeszła na rozwiązania cloud, teraz masz na to doskonałą okazję. Coraz popularniejsze narzędzia pracy zdalnej umożliwiają nie tylko przechowywanie plików w chmurze, integrują też podstawowe narzędzia ich przetwarzania, np pakiety narzędzi biurowych. Jak to działa? Kiedy w zdalnik.pl piszemy artykuł, powstaje on w pliku doc bezpośrednio w chmurze. Wszyscy zaangażowani w proces jego powstawania mają do niego podgląd w czasie rzeczywistym. I nie, nie grozi to chaosem, jeśli tylko wszyscy zainteresowani mają adekwatny poziom uprawnień i trzymają się umówionych procedur. Dzięki temu wszyscy widzimy zawsze najaktualniejszą wersję artykułu zaś zgłoszone sugestie i poprawki nigdy nie giną.

Przykładowe narzędzia:

Google Drive

Oferuje najwięcej darmowej przestrzeni w chmurze, łączy się świetnie z narzędziami Google, np aplikacjami biurowymi, możesz mieć jednak zastrzeżenia do polityki prywatności.

Microsoft OneDrive

Błyskawiczna synchronizacja z innymi narzędziami Microsoft, dobry poziom zabezpieczenia danych.

Dropbox

Umożliwia współpracę zarówno na dokumentach Google jak i Microsoft Office, nie posiada jednak klienta email ani własnych pakietów biurowych poza prostym notatnikiem.i niezłą funkcją Showcase

Sync.com

Bardzo wysoki poziom zabezpieczeń, zgodny z restrykcyjnymi wymogami kanadyjskich przepisów prawa chroniących prywatność danych.

Zasada 2. Utrzymaj wydajność. Kontroluj postępy w pracy zdalnej.

Dziel duże zagadnienia na mniejsze i upewnij się, że każdy wie, co do niego należy. I niech to będzie widoczne dla wszystkich.

W tej kwestii zasady pracy zdalnej nie odbiegają zasadniczo od pracy w biurze. Jednak to, co w biurze wydaje się stosunkowo łatwe, znacznie trudniej zrobić zdalnie, zwłaszcza jeśli pracujesz w zespole. Kontrola postępu realizacji projektów przez telefon czy komunikator w formie pytań “i jak tam?” nie przyniesie konkretnych odpowiedzi. Potrzebujesz narzędzia pracy zdalnej, za pomocą którego stworzysz grupy projektowe, rozdzielisz zadania, a o terminach przypomni Ci alert. Narzędzie dostępne musi być dla wszystkich członków i jasno wizualizować każdemu jego zadania i miejsce w procesie. Na początek nie musi być to zaawansowany, drogie program typu Microsoft Project. Być może wystarczy jedno z dostępnych w internecie stosunkowo prostych narzędzi do zarządzania taskami.

Przykładowe narzędzia:

Asana

Ceniona za łatwość integracji np z usługami Google, silnie zorientowana na zadania i przeznaczona do rygorystycznie zarządzanych projektów realizowanych w małych zespołach

Trello

Posiada mniej funkcjonalności, za to jej filozofia, czyli naśladowanie stosowanych “analogowo” tablic z zadaniami może początkowo wydawać się bardziej intuicyjna.

Jira

Szczególnie uwzględnia zespoły pracujące w systemie agile.

Nozbe

Zbudowany wokół idei współpracy asynchronicznej, czyli w zespołach, których członkowie mają różne godziny pracy. 

Przeczytaj

Zasada 3. Rozmawiaj z pracownikami w pracy zdalnej, jakby byli tuż obok.

Utrzymuj zaangażowanie, tworząc przestrzeń swobodnej komunikacji, tak, jakbyście siedzieli na wspólnym open space. 

Siedząc w pustym biurze bardzo łatwo zapomnieć, że jest się w pracy. Zaczyna się przeglądanie wiadomości, memów, konta na Facebooku a wydajność leci na łeb. Gdy naokoło masz swój zespół, praca wre, wszędzie słyszysz merytoryczne rozmowy, a w powietrzu unosi się duch misji. Pod tym względem zespół zdalny ma nieco pod górkę. Przestrzeń wspólna w postaci ciągłej wideokonferencji to przepis na chaos, indywidualne wydzwanianie do siebie tylko wybija z rytmu. Warto dobrać narzędzia pracy zdalnej, które będą działać sobie w tle. Platformę komunikacji, w ramach której wszyscy mogą rozmawiać ze wszystkimi jak na open space. Dobrze byłoby jednak gdyby w przestrzeni tej znalazły się pokoje, w których mały, zadaniowy zespół może na spokojnie porozmawiać o projekcie.  Potrzebujesz komunikatora biznesowego.

Przykładowe narzędzia:

Slack

Zaprojektowany przez software developerów dla software developerów, umożliwia prowadzenie ogólnego czatu jak i komunikację w wyspecjalizowanych kanałach. Nielimitowana ilość użytkowników w planie darmowym

Teams

Limit 300 użytkowników, jednak ilość aplikacji gotowych do integracji wynosi ponad 140 (w Slack raptem 10)

Facebook Workplace

Przede wszystkim nie odbiega w obsłudze od znanego wszystkim Facebooka, precyzyjnie dzieli konwersacje na tematy.

Przeczytaj Zestawienie zdalnik.pl – narzędzia komunikacji zespołowej i wybierz rozwiązania dla siebie!

Zasada 4. Regularnie spotykaj się z całym zespołem w pracy zdalnej.

Znasz to uczucie, kiedy wszyscy spotykają się w biurowym korytarzu na kawie? Zadbaj o takie chwile w pracy zdalnej.

Nic nie konsoliduje zespołu tak, jak spotkania wszystkich twarzą w twarz. Sytuacja, w której wszyscy zobaczyć mogą się na żywo i porozmawiać. W warunkach pracy zdalnej regularne wideokonferencje będą naturalnie najczęściej dotyczyć projektów.  Równie dobrze stanowić jednak mogą świetną formułę imprezy integracyjnej. Postaw na sprawdzone narzędzia pracy zdalnej, aby każde spotkanie nie zaczynało się od półgodzinnej walki z zacinającym się obrazem i trzaskającym dźwiękiem.

Przykładowe narzędzia:

Google Meet

Darmowy, wszechobecny, łatwy w obsłudze

Zoom

Dobry wybór, jeśli organizujesz naprawdę duże konferencje lub webinary. Ograniczenie czasowe spotkanie do 24 godzin.

Skype

Powszechny, łatwo zainicjonwać nową konferencję, posiada funkcję rozmycia tła, co może być bardzo przydatne w warunkach domowych.

Czy ta porada była pomocna? Daj nam znać, abyśmy wiedzieli, które z naszych treści mają dla Ciebie największą wartość.

Szczegółowe porównanie narzędzi do telekonferencji przeczytasz tutaj

Zasada 5. Prowadź jeden organizer pracy zdalnej, do którego wszyscy mają dostęp.

Wiele organizerów oznacza chaos. Stosuj nasze zasady pracy zdalnej i uniknij pułapek.

Narzędzia, których stosowanie polecamy Ci powyżej mają z reguły własne kalendarze. Uniknij pułapki stosowania kilku różnych organizerów. Sytuacja, w której ktoś w zespole zwraca uwagę jedynie na kalendarz w CRM, ktoś inny wpatruje się jedynie w kolejność tasków w Asanie to prosta droga do chaosu. Dla całego zespołu wprowadź jeden organizer. Najlepiej taki, który dobrze integruje się z CRM, narzędziem do tasków i wideokonferencji.

Przykładowe narzędzia:

Google Calendar

Powszechny, posiada go każdy użytkownik Androida. Integrację z nim przewiduje sporo przydatnych programów.

Microsoft Outlook Calendar

Rozbudowana wersja desktopowa łączy kalendarz z kontem email, notatki, zadania i kontakty.

Apple Calendar

Nie wymagający szczególnych starań w integracji kalendarz dla użytkowników macOS i iOS.

Thunderbird Lightning Calendar

Optymalny wybór dla użytkowników Linuxa

Any.do

Ciekawe funkcje jak np przypomnienia bazujące na aktualnej lokacji.

Zasada 6. Bądź aktywny w pracy zdalnej. Rozmawiaj z klientem.

Utrzymuj orientację na potrzeby klienta i nie pozwól o sobie zapomnieć. Dobieraj strategie dostosowane do osób, z którymi prowadzisz interesy. Stosuj zasady pracy zdalnej i kontaktuj się często. 

Customer Relationship Management, w skrócie CRM, to po prostu zarządzanie relacjami z klientami Twojej firmy. W szerszym znaczeniu to strategia biznesowa oznaczająca dogłębne zrozumienie klientów i ich potrzeb. Narzędzia CRM służą więc do gromadzenia i analizy informacji na ich temat.

Sercem każdego CRM jest baza danych kontaktowych osób, z którymi prowadzisz relacje, firm, dla których pracują i transakcji zrealizowanych drogą tych kontaktów. Łatwo prześledzisz przebieg współpracy nie tylko z daną firmą, ale też z każdym z jej pracowników, co pozwoli właściwie dobrać skuteczne strategie. CRM umożliwia też monitorowanie i kontrolowanie wszystkich działań sprzedażowych, przypisanie osób odpowiedzialnych, załączanie plików (np. ofert), wystawianie faktur. W połączeniu z danymi takimi jak wolumeny i wartości transakcji umożliwi Ci planowanie i wykonanie działań sprzedażowych bez opuszczania programu.

Połączenie wszystkich danych kontaktowych z listą zadań i kalendarzem zapewni płynność zaś kontaktu z klientem. Nie zapomnisz już o ważnym telefonie czy spotkaniu. 

Przykładowe narzędzia:

Hub Spot CRM

Darmowe narzędzie, posiadające wszystkie podstawowe funkcjonalności prawdziwego CRM, bez limitu utkowników, zintegrowane z innymi produktami firmy Hup Spot, np Sales Hub, czyli zestawem narzędzi wsparcia sprzedaży.

Streak

Przeznaczony dla najmniejszych firm i indywidualnych użytkowników, mały CRM podłączony bezpośrednio do maili przychodzących na koncie Gmail.

Zendesk Sell

W pełni rozwinięty CRM, zintegrowany z innymi produktami firmy Zendesk. Wyróżnia się świetną aplikacją mobilną.

Zoho CRM

Wyróżnia go rozbudowany pakiet narzędzi do zarządzania social media, co pozwala włączyć konta klientów do systemu zarządzania relacjami w firmie.

Podsumowując, internet pełen jest narzędzi, również tych, które oferują rozbudowane plany darmowe. Czytając opinie i zestawienia, takie jak np. zamieszczamy my, z łatwością dobierzesz zestaw programów, których filozofia i funkcjonalności w największym stopniu odpowiadać będą Twoim potrzebom. 

Write A Comment